每天学点时间整理术

Attack Your Day！Before ItAttacks You

[美]马克·伍兹

特瑞博·伍兹（Mark Woods Trapper Woods）　著

刘钊　译

ISBN：978-7-111-42924-1

本书纸版由机械工业出版社于2013年出版，电子版由华章分社（北京华章图文信息有限公司）全球范围内制作与发行。

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目　录

序言

第一章　以活动为准则而不是以时钟为准则

不要成为时间的奴隶

以活动为准则

活动从来都不是中性的

成为一个高产者

三件令人难以置信的礼物

第二章　给你的选项标上颜色

选择与拒绝的艺术

得你所想

预判和预期

创设目标，然后执行

给你的选项标上颜色

停下！立即去做

通行！占据你大部分时间

小心！非常小心

不行！想都别想

妈妈知道最佳答案

第三章　把你的时间装在桶里

微调你的工具

保持简单

1号桶——每个月的日历

最重要的预约

2号桶——万能的桶

3号桶——当天用的桶

4号桶——记忆桶

5号桶——手边的数据桶

6号桶——通讯桶

第四章　安排你的盘子

在盒子里思考

你值得花时间这样做

五倍的成果

像数一、二、三一样简单

你今天的盘子里装的是什么

为了达到最好的效果

第五章　不仅要执行，还得变通！

学会急转弯

最新和最好的生存技能

处于你所在的地方

使用你自己的模式

第六章　集中精力的神奇效果

让浪费时间的人消失

你自己优先

自我设置的阻碍活动和内在的分散精力的因素

系统设置的阻碍活动和外在的分散精力的因素

要坚强

提高你的生活质量

获得你想要的

尾声　与从月球归来的朋友共进晚餐

101条提高工作效率的策略

1　调整你的想法，用头脑思考，而非记忆！

2　如何应对不堪重负：开始转变思维模式

3　你想避免时间紧迫吗？那就走在时间的前面

4　你可以拥有的两个最佳规划时期

5　很难结束一个过长的电话或者拜访吗？

6　想提高你的个人工作效率吗？

7　自己没有足够的时间吗？要先把时间留给自己

8　尝试对位时间管理

9　建立一个“结果列表”，而不是一个“待做事项列表”

10　能够帮你节省时间的两个问题

11　要感谢别人的打扰

12　为什么不到别人的办公室会面？

13　面对一个困难的工作、生活选择？问自己那个水晶球问题

14　你会对错误感到内疚吗？

15　按原则行事，而非时钟

16　合理化，阻碍你工作能力发展的瓶颈

17　你是否落入了时间陷阱？

18　想知道一个能让你工作能力跨越式发展的主意吗？

19　准时赴约很高尚！

20　避免弹跳效应，保持工作状态

21　了解谁在工作的时候“空转”

22　消费的时候花费的不只是钱

23　人际冲突——工作效率的定时炸弹

24　你是否在完成计划任务之前就已经精疲力竭？

25　东西是通过裂缝漏掉的吗？

26　避免时间债务

27　自发地执行计划

28　好记性不如什么？

29　在干扰发生之前就将其控制住

30　现今的环境下，拒绝是快速节省时间的办法

31　你会变通吗？

32　电子邮件监狱！肮脏的小秘密

33　把过长的通话减少30%～50%

34　你经常与自己预约吗？

35　使用谈话文件，以避免打扰别人

36　你是乐于助人的专家吗？

37　试着先清理清理乱七八糟的办公桌

38　什么时候放弃是一件好事？

39　用直接的方法节省时间

40　耽误在某个项目上？用冰冷的游泳池技术解决

41　在文件困扰你之前将其处理

42　整合工作和生活，而不是让它们互相损害

43　不要忘记另一个时钟

44　从朋友那里获得的有价值的提示

45　接近的力量

46　转换时间很少受到管理，却非常重要！

47　晚餐时间到

48　做一个专门的记录员以节省时间

49　你得FPAA了吗？

50　时间海绵消耗大

51　小孩玩捉迷藏很好玩，打电话时有人玩捉迷藏可就不好玩了

52　与自己面对面

53　火灾不会打扰消防员的工作

54　采购策略可以当作时间策略用

55　开放政策不等于整天开放政策

56　你能及时结束吗？

57　你会本末倒置吗？

58　避免问题——将不清楚的东西澄清

59　放慢速度，你走得太快了

60　当心时间强盗

61　小心！留意膨胀效应

62　匆忙赶进度的结果是混乱

63　决策是脚印

64　不要希望你的时间流走

65　安全故障目标的获得

66　分组可以做更多的事情

67　你的时间管理远景是什么样的？

68　如何改善你的日常习惯

69　如果每件事都得优先考虑，那么就都不必优先

70　坏心情会浪费很多时间

71　当时间窗口关闭的时候

72　 90天计划的优点

73　时间追踪

74　自我委托是一种被很多人忽略的时间管理策略

75　时间管理的秘密——把你的重量放在下山的滑雪板上

76　恢复工作的时间

77　自发的目标

78　时间无法返还

79　有没有什么东西悬挂在你的头上？

80　离开的时间

81　时间管理的行为准则

82　你的办公室没有门吗？

83　你是一个敏感的时间管理者还是迟钝的时间管理者？

84　工作被打断所经历的三个阶段

85　长期与短期时间管理

86　避免12种困扰时间管理者的行为

87　像切馅饼一样分割你的时间

88　安排一场与时间的比赛

89　为更好的时间管理做出爆发式的努力

90　你的时间流向了哪里，哪里就是你真正重要之处

91　 80%的时间管理问题来自自身！

92　噪声污染者是新时代的时间强盗

93　“刚好来得及”的时间管理

94　我现在的时间最好的用途是干什么？

95　定势、例行公事、仪式化行为和你的时间

96　最古老的时间管理技巧

97　别管时间管理，稍事休息

98　你的问题是你的老板吗？

99　处理“3分钟工作”的一小时

100　每个组织都能提高工作效率的4种方法

101　特瑞博的工作、生活格言

这种活动管理方法使得做正确的事情变得更加容易，我向所有想要减轻压力和提高工作效率的人强烈推荐这本书。

——丹尼·米切尔　亚利桑那州最大的电信运营商E-系统管理公司首席执行官

我一直在寻找提高工作效率和减轻压力的方法。作为一名单身母亲和职业女性，我认为我已经科学地处理了多重任务和时间管理问题。为自己的选择标上色彩，这改变了我的生活。

——希瑟·弗里德里克博士　中北大学行为与健康科学院院长

作为一名客户关系管理软件公司的创建者和首席执行官，我了解对日常活动进行规划和评级的重要性。运用本书介绍的理念，很容易就能借助电子交流工具提高工作效率。

——基思·诺里斯　Complete XRM有限公司首席执行官

作者真的很为读者考虑！将时间比作我们放进活动的空间，这有助于我安排、评价和集中精力做好正确的事情。这本书对于每一个从事项目管理工作的人来说都是必读书。

——黑尔格·索里埃德　后勤管理研究所项目领导者

对于创业者、小公司、大公司、学生、妈妈们，以及所有希望能更有效地运用自己时间的人来说，这本书都是精品之作。

——瑞克·霍尔　亚利桑那州立大学教授

对于企业管理者、创业者及其他想要提供工作效率的人来说，本书是必读之作。

——亚当·多伦《小企业，大愿景》作者

本书讲述了一个能带来大收获的简单过程。只要按照书里面讲的内容去做，每一名学生、每一位员工、每一个管理者都将看到自己的工作效率上升和压力下降。我做了，很有效。

——吉娜·维克斯特罗姆　联邦西北职业学院执行董事

本书为我们提供了一个崭新的前景。作为一名志愿者组织的主席，我发现通过集中练习本书中所说的方法可以更好地管理时间。作为一名成功的项目管理者，这种练习也同样必要。

——伊丽莎白·查普尔　项目管理协会菲尼克斯分会项目管理计划委员会主席

本书为那些有太多的事情要做的人提供了一种新颖、可行的时间管理方法。本书革命性地将时间管理转化为现实世界中轻松、自由的活动管理。所有想要更多自由时间的人都该读读这本书。

——洛丽C.艾伯特博士　布朗马基学院学术事务委员会区域副主席

本书对我的生活起到了很大的帮助！我从中学会了全神贯注、避免分心、把时间投入到最重要的事情上。这些活动管理技巧既被应用于我的军事生涯，也被应用于我的职业生涯。

——老杰伊R.格里利　退役美国陆军中校飞马信息集团有限公司主席/首席执行官

非常实用的技术！本书阐述了如何用更少的时间做更多的事情。如果你经历过时间紧张的局面，那就掌控你的时间吧！

——乔治·伯恩斯　大师风范有限公司创立者，首席执行官

序言

大约三个星期之前，我们收到了这本书的第一本清样，之后不久我的父亲就因为癌症去世了。我努力地完成了这本书，我们都知道时间不多了。

我还清楚地记得那一天，仿佛那就是昨天一样。我们在我父亲最喜欢的地方——雪鸟滑雪胜地（Snowbird Ski Resort）逗留了尽可能长的时间。我父亲热爱自然，他称之为心灵的灵药。我们坐在海拔8100英尺[1]的阳台上，望着雪山。天空万里无云。太阳处于山峰偏西一点点的位置。微风拂过，白杨树的叶子随风摇曳，一切都那么美好。

突然，桌上的电话响起，“特瑞博，你的包裹到了。”我快步走到走廊，签收了邮包，然后把它交给我的父亲。他就像进入糖果店的孩子一样兴奋。他等不到书正式出版了。

他随便翻开一页，然后就读了起来。

三件令人难以置信的礼物。归根结底，你需要明白，我们每天都会得到三件令人难以置信的礼物。

它们是：

时间，如果没有时间，也就从事不了任何活动。

个人的精力，这是从事各项活动所必需的。

选择，决定我们想要做什么。

他停顿了很长一段时间，然后眼含泪花地说：“癌症把我的三件礼物都带走了。它带走了我的时间，我所剩的时间不多了；它也带走了我的精力，现在我精力衰竭了；它还带走了我的选择，我再也不能选择自己的活动了。”三周后，在他生日的那天，他离开了人世。

我常常会想起那一天，因为它改变了我的生活。它让我对于那三件令人难以置信的礼物产生了新的理解，不再视之为理所当然。我们常常会纠缠于琐事之中，以至于对那些真正重要的事情熟视无睹。

你即使不得癌症，也可以充分利用这三件礼物。

明智地管理时间。围绕生活中的重要事件来安排你的时间。在家庭、工作、自己、公司之间平衡好时间。与别人交流的时候能全神贯注。

增加你的个人精力。我们的身体每90到120分钟就会自然完成一个精力循环。用大约90分钟的时间从事一项活动，然后安排一个15分钟的比较轻松的活动以便恢复精力，这样我们便可以全天都保持精力充沛。

了解自己到底想要什么！你可能会获得自己想要的，也可能得不到，这都取决于你所做出的选择。要做出明智的选择。

尤为重要的是，无论什么时候都可能感觉片刻的迷茫。那意味着，你在体验真实的生活。

父亲的时间[2]

1986年，我的父亲特瑞博改变了他的职业生涯。他加入了查尔斯R.霍布斯博士的团队，成为“时间的力量”（Time Power）研讨会的推动者之一。查尔斯是时间管理策略方面的领导者，也是持续至今的时间管理培训浪潮的开创者之一。“时间的力量”已经成为一流的组织，它对于时间管理的从业人员产生了持久而巨大的影响，这其中也包括我。

当查尔斯把他的公司卖给Day-Timer有限公司[3]的时候，特瑞博受邀到该公司位于宾夕法尼亚州艾伦镇的总部工作。在Day-Timer做咨询顾问期间，他对于时间管理的兴趣变得愈加浓厚。通过Day-Timer公司的渠道，他有幸与数百家公司和组织探讨时间管理问题。

之后，他又建立了自己的咨询公司。此后不久，他遇到威廉A.吉约里博士（William A.Guillory），两人合作出版了《滴答作响！谁打破了时钟？——解开工作与生活的平衡方程式》一书，并成为好友。威廉，一位科学家和天才的教育家，挑战特瑞博并在很多方面帮助过他。特瑞博曾经开玩笑说：“我跟威廉在一起工作之后，他迫使我绞尽脑汁地思考，害得我总头疼。”虽然我父亲已经去世了，但是我又与威廉成为了好朋友，并且一直将其视为良师益友。他的想法对于本书的形成起到了重大影响。

自1998年起，我开始为父亲的公司提供咨询服务。之后又加入了这个家族企业。我在时间、生活、生意各方面都非常幸运地得到了父亲的指导。他不仅仅是一位父亲，更是一位“时间老人”。

时光荏苒。今天，我发现我们运用令人难以置信的技术畅游于互联网的海洋之中。我们拥有黑莓手机、iPhone、iPad、安卓、平板电脑、脸谱网、推特网、谷歌、C瑞（Siri）以及App商店里面超过500 000个应用程序。然而，人们仍然不会管理他们的时间。

做了23年的时间管理顾问，乘飞机至少飞行了250万英里，为数以千计的人做培训，父亲用我们写的这本关于时间管理的书说明了他如何进行时间管理。

所以，做好准备吧！有人花时间学习如何节省时间，结果花费的时间比节省下来的时间还多。你不必面对花更多的时间去学习如何节省时间的窘境了，这里就有一个应急的方法。

马克·伍兹

[1]英尺，长度单位，1英尺=0.3048米。——编者注

[2]原文用的是Father Time，这是个双关语，还有时间老人的意思。——译者注

[3]Day-Timer有限公司是美国最大的文具用品公司，至今已有60多年的历史，为客户提供组织和管理时间的工具是该公司的一项重要业务。——译者注

第一章　以活动为准则而不是以时钟为准则

不要成为时间的奴隶

也许你读过几乎所有的时间管理和效率管理的畅销书，但你会发现这些书都只是在一开始看起来不错。实际上，这些书都是好书，但是你没有办法按照那些书里面所说的内容去做，或者只能在短时间里按照书里所说的行事，没法维持下去。因为这些书里介绍的方法似乎使原本就复杂的世界变得更加复杂了。很难全部记住那些原则和技巧，更不要说去使用它们了。对于很多年龄比较大的人来说，之所以要使用时间管理策略，是因为他们不适应现今高强度、快速变化、快节奏的社会环境。

我们现在需要的是快速、灵活，而且操作起来非常简单的解决方案，只有这样的方案才能帮助我们掌控时间，获得更高的工作效率。

当我们面对现今这混乱的世界时，是否还有更简单的方式来处理时间的挑战？我们认为答案是肯定的！

你已经知道的问题是：时间已经改变了。并非时间自己发生了改变，而是生活在时间中的我们的生活方式改变了，时间不得不随之改变。并非我们没有足够的时间，我们现在所拥有的时间与过去曾经拥有的时间，或者未来将会拥有的时间是完全一样的。

问题在于，我们在相同的时间里有更多的事情要处理，更多的活动要参与。这种情况的发生，有一部分原因来自技术的进步、互联网的使用，以及用更少时间处理更多事情的期望。我们的时间都是固定的，每天24个小时，每周7天，每年365天。是因为我们有了太多的要求，我们才被压得喘不过气来。或多或少，我们都已经成了生活的压缩机，试图把多得不切实际的事情都硬塞进我们的日常生活里。

所有这一切引发了范式转变。范式是指一种图示化的思维方式。旧的思维方式用一条假想出来的线将我们的工作和个人生活分割开来。对于大多数人而言，这种做法已经不再有效了。对于有些人而言，这种做法从来就没生效过，因为生活太复杂了。如果我们用一条假想出来的线将我们的工作和个人生活分割开，那么工作和生活就被我们放在了互相对立的位置上。这会增加我们的压力，使我们无论关注那条线的哪一边都会产生内疚感。

新的范式是将我们的工作和个人生活看作一体的，将工作和个人生活都纳入整个一天的24小时之中。

也许你在想，将工作和个人生活整合为一天听起来不太可取。对你来说，这个做法也许听起来就像给平衡的工作与生活的棺材上钉上最后一个钉子。难道工作与生活的平衡不是将时间平均分给两者吗？不是的，这种平均分配的想法是旧的思维方式。

按照新的思维方式，平衡意味着在变化的海洋中维持住均势。这需要一种能力——变通（fexicute）[1]。好吧，虽然是我们发明的这个词，但是你得承认这个词造得生动并且有意义。变通性通过灵活表现出来。正如作家詹姆斯·巴拉德（James Ballard）[2]所说：“我们可以不必眼睁睁地看着脚下的地毯被抽掉，而是学着在移动的地毯上跳舞。”

快速创建简单的时间管理体系的第一步是学会新的“时间管理的舞步”。换句话说，承认和接受新的时间管理范式中简单却很重要的改变。

我们在这里对新旧两种模式进行对比。进行这些调整会有助于你更适应混乱的环境。

旧模式：平衡意味着在工作和生活中花费相同数量的时间。

新模式：平衡意味着在变化的海洋中维持住均势。

旧模式：注重多重任务模式。

新模式：注重任务转换，形成了良好的交替进行工作活动和个人生活活动的习惯。这种习惯可以使我们既能高效率地工作，又能享受到高质量的生活。

旧模式：工作是一场马拉松比赛。需要长时间的努力，而且休息时间不足。

新模式：工作是一连串经过充分休息之后的冲刺。精力管理是工作效果最大化的必要成分[3]。

旧模式：可以利用的业余时间有限。

新模式：所有的时间都可以利用，这日益成为一项技术标准。

旧模式：每天的安排和计划是固定的。

新模式：每天的安排和计划是灵活的和流动的。

旧模式：工作是可以做完的，工作进度可以追赶。

新模式：工作是一个连续不断的过程，基本无法做完。

旧模式：一种时间管理工具就提供了一个完整的系统。

新模式：多种工具结合起来建立一个完整的系统。我们既使用纸质工具，又使用电子工具。

旧模式：主要根据时间来安排活动。

新模式：主要根据必要性、可行性、有效性和自发性来安排活动。换句话说，根据意义而非时间安排活动。

旧模式：根据一个人把多少时间花在办公室来评价其业绩。

新模式：根据工作效率来评价业绩。

我们需要再次强调，时间并未改变。我们仍然用统一的日历和钟表计算时间。时间依然被定义为一些事件的发生。这些事件是构筑我们渴望的高质量生活的建筑基础。

以活动为准则

在新的范式里，时钟不再是准则，活动才是准则。如果你能找到一种更简单的办法来管理时间，成为一个有效的活动管理者就很简单了。

就像威廉A.吉约里博士和特瑞博·伍兹合著的《滴答作响！谁打破了时钟？——解开工作与生活的平衡方程式》一书里描述的那样，让我们仔细看看活动的本质。

活动是我们做的某些事情，就连睡觉都是活动。从吸入的第一口气息直到呼出的最后一口气息，我们从未停止过活动。对活动进行更深入的考察，我们发现活动可以是：

生理的

心理的

潜意识的

长时间的

短时间的

[1]英语中没有flexicute这个词，但有flex这个词根，其中包含柔软、变通、灵活的意思。——译者注

[2]英国小说家，生于1930年，卒于2009年，主要作品有《太阳帝国》、《撞车》等。——译者注

[3]资料来源：詹姆斯·勒尔和托尼·施瓦茨，《全力投入的力量》。

活动从来都不是中性的

有些持续时间很长的活动，只能给我们带来很小的成果。有些持续时间很短的活动，却能够给我们带来巨大的成果。有关活动的最重要的认识就是，活动从来都不是中性的，它们会通过把我们的生活质量变得更好或者更坏来提升或者降低我们的生活。下面的这些陈述阐明了这一点：

我们重视的活动会比我们不重视的活动带给我们更大的满足感。

创造性地安排在一个序列中的活动，可以最终实现我们渴望达到的结果和目标。

一遍又一遍地重复消极活动，会损害我们的幸福。

一遍又一遍地重复积极活动，会使我们变得更加坚强，并提升我们的幸福。

一遍又一遍重复的活动会变成习惯。习惯既有可能成为我们最好的仆人，也有可能成为我们最坏的主人。

当我们选择了一些活动，同时又排除掉了另外一些活动时，这就是选择。

改变我们的生活质量很简单，只要改变我们的活动即可。

集中注意力能够使我们充分体验各项活动。

一天的工作效率高低取决于我们选择什么活动、拒绝什么活动。

我们生活在我们选择的活动之中，也死于我们选择的活动之中。

成为一个高产者

希望你觉得自己有权更好地了解活动。令人兴奋的是，只要你成为一个善于选择活动的人，在现今的环境中你就会成为一个高效的工作者。这很容易做到！在晋升的竞争中，或者在取得他们在生活中想要的东西时，差的选择者会成为失败者。卓越的自我管理就是卓越的活动管理，这就是关键所在。

三件令人难以置信的礼物

归根结底，你需要明白，我们每天都会得到三件令人难以置信的礼物。

它们是：

时间，如果没有时间，也就从事不了任何活动。

个人的精力，这是从事各项活动所必需的。

选择，决定我们想要做什么。

为了最大限度地使用这三件神奇的礼物，必须运用下列活动管理技能：

（1）选择活动

（2）追踪活动

（3）安排活动

（4）变通活动

（5）专注于活动

掌握好这五种活动管理技能是非常简单的时间管理方法。我们要忘记所有的旧定律和旧规则，只专注于成为一个好的活动管理者即可。

这些技能会帮助你缓解压力，避免不堪重负，处理干扰，以便你能享受生活。是时候给你的活动标上颜色了。

第二章　给你的选项标上颜色

选择与拒绝的艺术

行为管理的首要技能是善于选择。其实行为管理不过就是选择的管理。我们的时间不是投入到这种活动之中，就是投入那种活动之中，要不就是用于选择下一步要做什么。所以最好的管理者恰恰就是那些最善于选择的人。那些体验过良好的工作、生活质量和在自己的各种愿望中寻得平衡的人都属于此类人。

得你所想

能否得到你想要的生活，这取决于你的行为选择。

选择活动的一个关键部分是拒绝行为。善于选择的人同时也善于拒绝。他们知道怎样说“不”。有些活动会把我们的注意力从有价值的活动上吸引开，我们需要克服的第一项困难就是没有能力对这些活动说不。换句话说，能否成功关键在于拒绝。

大多数人会觉得拒绝只是向别人说不，可是拒绝的真正要点是能够对自己说不。有很多活动会对我们产生诱惑。像那些紧急的事情、有趣的事情、熟悉的事情、容易并且能立即获得奖励的事情都是如此。这能说明为什么清洗厨房的水槽要比维持收支平衡容易得多。我们有时甚至希望受到打扰，因为这样我们就有借口拖延那些我们不想做的事情了。

当我们选择有即时奖励的活动却放弃了有更大价值的活动时，我们的工作效率就会下降，而且常常伴随着我们自尊心的下降。当我们这样做的时候，我们就掉进了自己给自己设下的陷阱之中。如果我们经常这么做，越来越多值得做的事情就会积压下来。我们可以想象，这会给我们带来多大的压力。没错！压力会直线上升，然后全面爆发。为了避免这种情况的发生，关键就是学会什么时候、在哪里、怎么样对自己说“不”！

做出良好的选择，了解什么事情该选择，什么事情该拒绝，源于长远的眼光。长远的眼光决定了你想要什么样的未来，以及为实现这个未来需要采取的具体步骤。今天之后的所有时间都是你的未来。

这意味着要建立一个清晰的图景，可以借此展现出你想要通过什么样的活动来完成自己的计划。只是做无目的的事情就像在结冰的路面上空转车轮，即使你倾尽全力，还是哪儿都去不了。

预判和预期

避免你空转车轮的过程很简单。首先，你确定一个结果；其次，预期要达成这个结果都需要做什么。最后，最重要的一步是决定哪些事情需要今天就做，并且去做这些事情。

人类天生就精确地遵循这种过程。考虑一下，无论是有意识还是无意识，我们整天都对自己说，“我之后该做些什么呢？”然后我们选择一个理想的结果，紧接着是执行会让这个结果发生的活动。这个简单的过程已经出现在很多的著作之中了，它就是所谓的目标设定。

实际上，目标设定会吓唬住一些人，但事情本不应该如此的。我们天生就是这样的：

创建一个内心中的图景，我们想要什么。

制订一项要实现这个结果都需要做什么的计划。（这就是所谓的建立活动路径。）

执行我们的计划。

我们要说明的是，如果缺少对未来的第一印象和想要达到的结果的清晰图景，就不可能成为一个好的选择者。

当你推进这个过程的时候，你就跟那些空转自己车轮的人不一样了。他们处于犹豫不决的困境之中。犹豫不决是展开行动的敌人。就像汽车排挡处于空挡位置，在挂上离合器之前，汽车哪儿都去不了一样，犹豫不决就是让你处在了空挡的位置。

停止车轮空转和挂上离合器的最好途径是什么呢？首先，需要花时间建立一个明确的目标或者一个足够清楚的、你所期望的结果。要具体、明确地定义你想要的结果。清晰为果断之母。清晰也会成为你选择某些活动并执行它们的原因。有效的选择会启动整个过程。下面是一个简单的现实生活中的例子。

内心期望的结果是：

周六上午10点，我要跟我的朋友托德去菲尔蒙德公园的球场打网球。

这一活动要求完成下列事情：

给托德打个电话，定好时间。

打电话预订球场。

买网球。

周六上午9点半离家去球场。

是不是很简单？你天生就是这样思考和行动的。不通过这样的过程，你什么都做不了。简直简单得有些荒谬！

创设目标，然后执行

上述的例子就是证据，你不需要任何专家教你如何设置和实现目标，因为你自己已经是专家了。你生命中的每一天都是这么做的。你创建了一个想要的结果（例如，你想周六上午10点打网球）的内心图景，然后你照着这个图景去做。换句话说，采取必要的步骤（预订球场，安排时间等）取得想要的结果。

我们已经用这个简单的例子告诉你，你是如何每天都使用这个过程的。即使你没有意识到，你也总是这么做的，无论是约人打网球这种极其简单的事情，还是设计职业生涯路径目标这种非常复杂的事情。

对于自己想要什么样的生活缺少清楚认识的人，他们的未来很有可能会出现他们不希望接受的结果。实际上，他们将自己的生活交给了机会主宰，或者说“任由命运来摆布”。然后他们还会认为自己是世事不公的受害者。

确立了清晰的未来结果之后，就可以通过选择和拒绝日常的活动来确保达成这个结果了。

给你的选项标上颜色

我们必须在日常活动的“交通管理”方面变得非常熟练。就像在高速公路上遭遇严重堵车，我们的日常活动也是这样拥堵着我们的每一天。它使得我们很难推进自己的计划，还经常会迫使我们绕行。

像公路交通一样，我们日常活动的“交通”也可以用“交通指示灯”来控制。交通指示灯能帮助我们在第二阶段对活动做出更好的选择。简单地说，日常活动的“交通管理”需要一种能力，它能让我们知道何时该停，何时该走，何时该注意慢行，以及何时该说“不”。

我们的交通指示灯设计了三种颜色为每天的行动提供指示，那就是红色、绿色和黄色。我们增加了灰色作为第四种颜色。我们知道没有灰色的灯，但是你可以想象它有。

停下！立即去做

红色意味着不得不停下手边正在做的事情，立即去做的事。立即！红色的活动是指高回报而且紧急的事情（意味需要立即采取行动）。这种事情的一些例子包括：网络出现故障，交通事故，设备故障，项目的最后期限，计划外的会议，客户投诉，家里的孩子生病，员工没来上班，没有牛奶了，老板临时提出要求。这些都是显而易见的选择，一旦发生我们就必须应对。

通行！占据你大部分时间

我们的活动“交通”也包括绿色活动。绿色代表通行！代表尽量去做。你可以在一天内做尽可能多的绿色活动。绿色活动不要求立即响应（换句话说，它们不紧急），但要注意的是，如果我们不在该做的时候把它完成，许多绿色活动会变成红色的活动。

绿色活动是创造价值。绿色活动是培养关系。绿色活动是我们的学习和成长，能使我们成为最好的自我。绿色活动帮助我们平衡工作和个人生活。绿色活动是高回报、高附加值的活动。绿色活动包括日常计划、陪伴家人的时间、建立业务关系、销售电话、写提案、培训、锻炼、长期规划、阅读、徒步旅行、跑步、骑自行车、买菜、瑜伽、烹饪、清洁、陪朋友的时间，以及几乎每一项能提高我们身体和职业素质的活动。

小心！非常小心

黄色活动既不需要立即采取行动，也不是能够增值的活动，但它们在一定程度上具有比较小的价值。不过要当心！有时黄色活动会在特定的背景下被人为赋予紧迫性。比如，一个朋友只是顺便来拜访，却声称他需要紧急帮助。现代科技带来的挑战之一就是它可以创造假冒的紧迫性。提醒有电子邮件的声音，或者即时通讯信息的蜂鸣声，或者手机发出的提示有短信声，或者未接来电的警报声，都是这种例子，一些信息看起来好像很急，便吸引了我们的注意力。通常情况下这些信息都实在算不上什么急事，但我们还是禁不住要处理这些假冒的紧急事件。

当黄色活动伪装成急事吸引我们的注意时，请记住黄色表示警告。黄色活动可以推迟到更适合的时间去做，也应该如此。

当我们发现有黄色的活动打断或干扰我们的工作时，我们需要将其延后，并继续我们之前的工作。如果不这样做，我们会陷入错觉之中。哦，没错，我们的确一直很忙，但在这忙碌的日子里，我们花费时间做的那些事情到底有多大的价值却令人怀疑。

黄色活动的例子包括清除电子邮件、办公室备案、做一个费用报告、计划一个假期、付账单、社交、玩游戏、上Facebook、上Twitter、联系一个老朋友，或预约医生。黄色的活动也是需要做的，但不用赶在今天、明天就做，甚至可能在一周后都用不着做。

不行！想都别想

灰色的活动完全是浪费时间。不要浪费“灰质”在灰色活动上。只要说“不”就行了！如果我们诚实地面对自己，我们都知道下面这些例子是哪种活动。这些例子包括八卦，垃圾邮件，消极，抱怨，上网冲浪，走神，长时间上Facebook、Twitter、YouTube，玩游戏，等等。还记得我们前面所说的，我们需要克服的第一项困难就是没有能力对这些活动说不。

据一个专业的社交网站LIBGIG调查，“美国工人平均每天浪费2个多小时的时间。互联网浪费的时间最多，占44.7%。社交是第二位的，占23.4%。”

善于选择和拒绝的回报是巨大的。谁擅长选择和拒绝，谁就能在事业的阶梯上先人一步。这是在现代组织中最重要的一项生存技能。

妈妈知道最佳答案

从某种意义上讲，管理我们的日常活动实际上是很容易的。我们只需要按照妈妈的建议做，“多吃绿叶菜”，远离含淀粉（缺少价值）的黄色活动和灰色活动。管理我们的日常活动，这种方法可以帮助我们更快、更好地做出选择。极其简单的时间管理就能做出好的选择。

你可以从今天开始给你的日常活动标上颜色。然后，用“交通指示灯”管理你的选项。这样你会做出很好的选择。你就总能知道什么时候停止，什么时候通行，什么时候要谨慎地重新安排，以及什么时候说“不”。别当色盲，看清每项活动在其背景下的真实颜色。

还有一个提示：无论是响应请求、回复电子邮件、接电话或者回短信，从事任何活动之前都问自己一个简单的问题，“这事儿是什么颜色的？”然后再做出相应的反应。

第三章　把你的时间装在桶里

微调你的工具

下一个关键的自我管理技能是活动追踪。这涉及追踪无形的东西，比如说思想、观念、谈话要点、约会、承诺、提醒以及策略。

这些无形的东西必须进行组织和追踪，以免会有什么遗漏。在这个信息爆炸的时代，做到这一点显得尤为重要。正确的时间/活动管理工具就是由此而来的。

现今的时间管理工具是创新的、智能的，甚至是令人震惊的。在某些情况下，他们也是非常昂贵的。可供选择的选项非常之多，既有电子设备又有纸质的规划表。所以，问题是“什么类型的工具最适合你和你的生活方式”，或者是“你应该用纸质规划表、电子规划表，还是纸质、电子设备结合使用呢？”

有一天早晨，我乘坐通勤飞机的时候，在过道的另一边坐着一个明显有着高工作效率的管理人员。她一手拿着掌上电脑，另一手拿着手机。我心想：如果只有一个实现了无纸化办公的管理人员，那一定就是这个女人。

当我们的飞机稳定在10 000英尺高空的时候，我想，“现在她一定会再拿出个笔记本电脑来”，可是我想错了。她拿出了一个Day-Timer公司生产的纸版的时间安排表（Day-Timer Organizer）。我向她做了自我介绍，然后问：“为什么用这个？你这么擅长使用电子工具，为什么还要用纸版的规划表呢？”她说：“嗯，我业务中的很多事情不便于用电子设备追踪，所以我用纸质工具来弥补电子系统的不足。”

保持简单

许多人都采用了这个女人所用的方式，他们将纸质工具和电子工具结合着使用。只用纸质的工具和只用电子工具的也都各自有一些人。关键是保持简单。如果你是结合使用两种工具的，你要确定两种工具在功能上不重复。例如，不要尝试同时用两个日历。

让我们面对这样的问题：时间管理工具并不能管理时间，是人在管理时间。这些工具只为一件事设计，那就是帮助我们追踪重要的事情和活动。

有一种简单的方法可以用于思考和使用时间/活动管理工具。把它们都想象成是桶，其中有一个桶是用来收集和携带东西的。纸质的规划表、掌上电脑以及智能手机里都包含了一些桶，里面装的是我们收集与携带的活动或事情的数据和计划。

为了确保万无一失，我们建议你一直携带6个桶，它们对于有效地进行时间/活动管理都是至关重要的。

1号桶——每个月的日历

1号桶是每月一个的桶，或者换句话说，是你每个月的日历。每个月的日历可以是纸质的，也可以是电子的（参见表3-1，那就是一个典型的纸质日历）。它是用来收集和装载未来的事件和预定活动的。你可能已经这么使用日历很多年了。

如果你知道某件事或者某项活动会在未来的某些时候发生，你只需要把它写在日历里面相应的日子那里就行。这没什么困难的。

不过，也有很多不使用日历的人一样能取得高效。那是因为他们虽然没用日历，却做了1号桶，也就是每个月的日历里面的事情。1号桶就像一个主控制面板，在这个地方你能快速看到自己给未来安排下的所有计划，无论是个人的还是公司的。

未来让1号桶的作用最大化及确保它真正成为你的主控制面板，要按照ADD原则使用每月的日历。我们这里说的ADD不是指多动症[1]，而是指：

预约（Appointments）及其他

约会（Dates）及其他

最后期限（Deadlines）

[1]多动症的英文是Attention Deficit Disorder，缩写也是ADD。——译者注

最重要的预约

让我们来考虑考虑预约的活动。当我们安排预约的时候，要记着安排的最重要的约会应该是你跟自己的预约。

看看过去几个月的日历，里面有没有跟自己预约的时间，并且像与其他商业伙伴做的预约一样忠实地去执行。如果没有，那意味着你没有享受到一种最有效的时间管理技术所带来的好处。

跟自己预约的目的是什么？这是为了在你完成绿色的活动之后能享有独处的时间。如果你没有特意安排出自己独处的时间，又期望能够享有这种时间，通常情况下你会面临时间短缺的境况。

在新的时间整合模式里，我们建议把商业约会和个人约会都放在同一本日历里面。有些人试图用两本不同的日历，但这增加了失控的可能性。

想让你每个月的日历成为主控制面板，记录日期和最后期限也非常重要。很多人没有在他们的日历里标注最后期限，也有一些人没有及时更新他们的日历，这都会使他们的日历变得不那么可靠。如果你希望活动管理变得非常容易，那就记得及时更新你的日历。

选择一个你愿意随身携带的纸质或者电子日历。让自己的日历像手表一样处于自己随时能看得到的地方，这在现今移动和虚拟化的工作环境中显得尤为重要。开会的时候要带着它，去别人办公室谈事情的时候也要带着它。整天都会有人为了某些事情跟你联系，如果你随身带着1号桶，那你就不需要在有人跟你预约的时候再回去看自己的时间安排了。

请你现在就花点时间评价使用日历的效率。如果你结合使用两种工具，那就既选择纸质工具又选择电子工具。

2号桶——万能的桶

2号桶是个万能的桶（参见表3-2的例子）。它与1号桶相似，是一个放置未来的事情和活动的地方。与1号桶不同的是，万能的桶里面装的是还没有安排的未来事件和活动。换句话说，你知道未来会有这些事情要做，但你不能确定什么时间做。毫无疑问，你不用今天就做，可能也不是明天做，甚至下个星期都不用做。万能的桶给了你一个追踪这些事情的好地方，以免你忘记这些事。万能的桶既可以是纸质的，也可以是电子的。

对于一些使用纸质规划表的人，可以用每个月的日历背面当万能的桶用，将其命名为“待做事项”。你也可以建立一个电子的万能桶，或者你可以指定某种日志来实现这个目的。

很容易就能看出来什么人没有万能的桶。这些人的口袋里、手提包里、桌面上通常都堆着很多小纸片，在这些小纸片上记录着重要的信息。经常可以看到这些人疯狂地寻找某张小纸片，那上面记录了他当时需要的信息。

我们相信2号桶几乎与1号桶同样重要，这个桶存在于RAM[1]。我们这里谈论的不是计算机的RAM，我们说的是提醒（Reminder）、避免FPAA（Avoiding FPAA）和控制任务列表（Master Task List）。

提醒。人们要记住太多的东西，我们很难在头脑中追踪所有的事情。任何时候想记住任何事情，只要把它放在你的万能桶里就行了。

避免FPAA。FPAA是指漂浮纸片焦虑爆发症（Floating Paper Anxiety Attack）的缩写。我们会遇到这样一种情况，想记录一条重要信息又找不到写的地方，所以就随便抓来一张纸，把信息写在上面了。之后，由于某种原因，那张纸找不到了。于是我们的焦虑就爆发了，因为那张纸上写的可是非常重要的信息啊。

我见到过有人把重要的信息记在纸巾上、名片上、废弃的法律文件上、壁纸上、黄色便签纸上，甚至有人写在自己手掌上。

有一天，我们正在俄克拉何马州召开一个时间管理的研讨会。当我们讨论到漂浮的纸片时，小组主持人站起来说：“嘿！你们说的是这东西吗？”然后他从裤兜里面掏出来两个大纸团。我对他说：“是的，就是这些东西！这是追踪事件和活动的非常复杂的方法。”

如果你希望采用简单至极的时间管理方法，弄一个万能的桶，把传到你这儿的漂浮的小纸片上面的信息都记在这里。转录信息只需要几秒钟而已。然后把那些碎纸片都扔了。生活会由此变得出乎意料的简单，你的焦虑也会因此而减少。

控制任务列表。每个人都需要记住他们每个月要做的很多事情。万能的桶是对这些事情做总结摘要的地方。

例如，在本月底前，你想清除多余的文件。把这个事记在你的万能桶里，这样你就不会忘记这件事了，还能增加你完成这件事情的可能性。

警告！除非你每天早晨都把检查万能桶当作计划过程的一部分，要不然它是没有多大用的。浏览信息只需要很少的时间。请花点时间评价你使用万能的桶的效率。

[1]计算机的随机存取储存器英文为Random Access Memory，缩写为RAM。——译者注

3号桶——当天用的桶

3号桶是用来计划和追踪当天活动的桶（参见表3-3的典型例子）。我们称之为AAA桶。正如你猜的那样，我们说的不是美国汽车协会[1]。我们所说的是：

预约（Appointments）：今天的预约。

行动列表（Action list）：今天的活动列表或者待做事项列表。

附加事项（Additions）：今天突然出现的事情。

附加事项是什么意思？附加事项是指每天在我们制订好计划之后突然出现的“计划内/计划外”的活动和事件。这些都是我们日常工作里面的红色事件，需要我们停下手头正在做的工作或者我们计划要做的工作，立即去处理这些事情。我们认为值得把这些事情加入我们原有的列表之中，并且核对它们的完成情况。

无论是纸质工具还是电子工具，几乎都拥有记录当天的预约和活动列表的空间。3号桶的功能就像一个指南针。它会向我们显示下一步计划做什么。它显示了我们前进的方向和在什么时间应该做什么事情。它还为我们提供了一个地方去记录这一天里突然出现的“计划内/计划外”的东西——附加事项。参见表3-3。

表3-3是一个Day-Timer公司的时间规划表，这是3号桶的典型例子。纸质工具的优点是你可以同时看到安排的活动和没安排的活动。如果你喜欢电子工具，可以选一个相应的应用程序。我们建议你选择一个简单、容易操作，并且你愿意每天都用的程序。持之以恒是关键。

大多数人都很擅长留一个地方用于追踪他们当天的预约。然而，当看到有人不肯花点时间做个简单的当天行动列表时，我们感到很担心。有趣的是，有些时间管理专家告诉客户，没必要在每天的开始就计划行动列表，因为事情变化得太快。他们的观点是，早晨做的计划可能到上午8点或者9点的时候就作废了，所以做当天的计划是浪费时间。我们不同意这种想法。

在我们为当天计划进行的活动制订一个列表，并且对表中的活动进行估计的时候，有效的活动管理者会获得4种令人难以置信的好处。即使事情发生变化，列表因为受到干扰而作废，这些好处依然存在，如下。

（1）列表会成为一个谈判工具。当你被不那么重要的事情吸引而发生动摇的时候，它可以充当与自己谈判的工具。当别人想让你的工作从属于他的工作时，它也可以被用作与别人谈判的工具。

（2）列表会成为一个导航工具。在你处理完不得不解决的紧急情况——红色事件之后，它可以引导你回到正轨上。

（3）列表会成为一个聚焦的工具。因为它的功能就像放大镜一样，能够在全天帮助你把生理、心理、情绪上的能量集中在正确的活动上。

（4）列表会成为一个测量工具。它能帮助你评价这一天里取得的进展，并且在这一天结束的时候显示出你的每个计划行动完成得怎么样。

既然行动列表能够产生这么大的好处，为什么还有人没制订行动列表就一头扎入时间的激流之中呢？

请花点时间评价你使用当天用的桶的效率。

[1]美国汽车协会为American Automobile Association，缩写为AAA。——译者注

4号桶——记忆桶

4号桶是记忆桶，它是存放DDT的地方。毫无疑问，我们这里谈论的东西与杀虫剂[1]无关。我们说的是：

记录（Documenting）重要信息

授权（Delegating）给别人或者接受别人的授权

追踪（Tracking）一系列的事件和你所接收到的信息

4号桶是我们记录当天收到的重要信息的地方，我们认为这些信息在以后会用得上。在这一天里，我们会收到各种渠道发来的信息。如果这些信息是通过打电话、不速之客、电子邮件、语音信箱、短消息、会议或者与他人交流获得的，我们无疑不能把每件事都记录下来，但是把关键信息记录下来是至关重要的。

我们这里说的是一个标注了日期的、连续的、最后被存入档案的永久纪录，通过这种方式你能够检索到信息，如果必要的话这纪录会被存上很多年。

选择适合你风格的最好的工具。无论纸质工具还是电子工具，所有工具都有你可以当作“桶”的资源。（参见表3-4，一个日历纸记忆桶的例子）

如果你喜欢电子工具，有成千上万的应用程序可供选择。Evernote是一种我们喜欢和常用的应用程序。Evernote会令你用计算机、智能手机、平板电脑及互联网记录东西变得方便和容易。你也可以借助note特性把记忆桶存储在Outlook里。如果你用Outlook的日历作1号桶，这么做会很方便。无论你使用什么工具，保持其简单性和易访问性。

那些不用4号桶——记忆桶的人，通常会把事情记在信纸、螺旋形活页薄、活页纸之类的地方。这么做可能会有风险。记住古老的中国谚语：“好记性不如烂笔头”。不过，你记录下的东西不能完全当作记忆来用，除非你有一个良好的检索系统用于查找信息。

鉴于检索是如此的重要，我们建议所有纸质工具的使用者用每天一页的日历做记忆桶。这样便于你对这些纪录进行归档。一定要使用一种简单的归档方法，可以是按日期、按类别或者按项目进行排序。

如果你希望它能非常简单，就用一个标注好日期的日记本当你的记忆桶，并一直用它。如果缺少了连续性，这个工具就会使你的活动管理变得更难，而非更简单了。

请花点时间评价你标注日期并连续使用的记忆桶的效率。

[1]有一种被广泛使用的含氯有机农药，叫作DDT，现在这种农药已经因为严重污染环境而被禁止使用了。——译者注

5号桶——手边的数据桶

追踪的5号桶是数据桶。这里装载的是我们需要时刻携带在手边的重要信息，其中可能包括目标、项目、文件、电子表格、图片、你的地址和电话号码目录、情况说明书等。

设置5号桶的目的是把我们需要放在手边的数据集中起来。集中意味着把我们需要的所有重要信息都放在一个信息源之中。如果我们这么做了，我们的活动管理就会变得简单至极。

PDA[1]的一个巨大优势是能够把所有的数据从电脑下载到一个可以随身携带的小数据桶中。黑莓手机、iPhone、掌上电脑、安卓系统都可以充当这类工具。如果你有多个电子设备，那就把你的5号桶放在“云存储器”里。云计算使你可以用任何一个电子设备调用存储的重要信息。人们通过笔记本电脑、平板电脑甚至智能手机就可以很容易地在外面同步共享通知、Word文档、演示文稿、电子表格、图片甚至是视频，这使得人们的工作不再依赖特定的地点和设备。

最好的解决方案是，用在线存储器服务当电子数据桶。Dropbox, Google Drive, Box.com，微软公司的Skydrive，还有SugarSync都可以提供这种服务。

如果你不使用PDA或者智能手机，而是用纸质的规划表，就可以把一个贴上索引标签的部分当作你的数据桶。另一种使用纸质工具的方法是用文件夹装有用的文件，只要保证这些文件有组织和便于查阅就行。

通过我们的网站www.attackyourday.com，你可以了解到更多数据桶工具，也可以得到更多的使用建议。

请花点时间评价你在使用5号桶——数据桶时的效率。

[1]是计算机术语“个人数据处理机”——Personal Digital Assistant的缩写，指能够提供日常办公任务工具的微型手提式计算机。——译者注

6号桶——通讯桶

还有一个所有人都必须使用的桶，这就是我们的电子通讯桶。换句话说，就是我们的电子邮箱和语音信箱。语音信箱对于大多数人来说不是个大问题，因为滥用语音信箱的人并不多。

可电子邮件却是个危险的雷区。这里充满了引人分心的东西、与工作无关的东西，还有诱惑人浪费时间的东西。然而，电子邮箱占了我们通讯桶里面最大的部分，也是活动管理的必需成分。

现在，大多数人都离不开收件箱。他们会成天开着自己的邮箱，经常检查有没有新邮件。一旦有新邮件进来，就会弹出一个提示，它会令人们把每封邮件都当成重要的事情予以关注。这不仅会使我们分心，而且会打断我们的工作，从而造成工作效率下降。

收起你的邮箱！把查看电子邮件也视为你活动列表中的一项活动加以安排。每天查看邮箱3～6次，可以借助系统分类和处理邮件。在本书的后面有我们的电子邮件。同时，请花点时间评价你在使用6号桶——通讯桶时的效率。

根据你自己的风格，选择使用纸质工具或者电子工具。如果你是视觉型的人，用纸质工具可能会让你感觉更舒服。如果你不喜欢用电子工具，不要因为同伴的压力勉强去用。这是一个可用的线索，如果你只是把PDA或者智能手机当作电话簿/地址簿，那你最好还是用纸质工具。另一方面，如果你喜欢电子工具，喜欢它们所具有的各种特殊功能，那它们会对你有所帮助。关键是找到适合你的工具，确保6个桶都能便于使用。

1号桶：每个月的日历。用它来装载计划中的未来事件。

2号桶：万能的桶。用它收集和装载没有列入计划的活动（要做的事情）。

3号桶：当天用的桶。用它来计划和追踪当天的活动，如今天的日程和活动清单。

4号桶：记忆桶。它可以用来记录那些需要长期保存以备日后查阅的信息。

5号桶：指尖的数据桶。这个地方用于携带必要的数据，包括目标、计划及其他重要信息（地址和电话号码之类的），以便快速查询。

6号桶：交流用的桶。这个桶是指你的语音信箱和电子邮箱，你用于接收和保存传入信息的地方。

把你的时间放在这6个桶里。每天都检查每一个桶，这样就不会有什么东西从缝隙中漏掉了。当你选择和使用了这些桶后，一切都会变得很简单。简单至极！

第四章　安排你的盘子

在盒子里思考

旧的思维方式是强调时间的线性性质。我们的生活随着钟表上的数字跳动而流失，从昨天到今天再到明天，一直都是如此。我们经常会发现自己在与时间赛跑。它使我想起一句老话：“欲速则不达”。

如果我们把时间想象成空间会怎么样？时间是我们生活在其中的空间，就像盒子是我们装东西的空间一样。一个小时就是一个“时间盒子”，里面装着我们的活动。把时间看作空间，这样会比较容易管理。

当我们把一个小时看作一个执行活动的空间时，我们在做计划的时候就会被迫变得更加现实。无论是用纸板还是时间做成的盒子，容量都非常有限。

我们认为大部分人都本能地把时间看作空间，不过人们会把他们的时间看作一个盘子。这种理解有着很大的局限性，因为人们在盘子上放了太多的东西。此外，看起来人们并不知道该怎么用这盘子。然而，每天都有新的奇迹发生，我们每天都能得到一个新盘子，里面包括了24个叫作小时的时间空间（space of time）。在这些空间里面，我们可以放入我们选择的任何活动。

我们有足够的决心把时间看作空间，以至于我们会觉得需要一种新的记事簿设计。这种设计提供24个“每天的奇迹时间盒子”，并由此发展出能够帮助我们将时间看作空间的革命性棋盘游戏。（参见表4-1和表4-2）。你可以从我们的网站www.attackyourday.com下载PDF版的这种记事簿。我们建议你用这种活动规划工具一个星期。当你真的擅长使用它的时候，你就能应用“把时间看作空间”这种技术了，无论你借助的工具是纸质的还是电子的。

你的盘子里今天装的都是些什么？你是否花了一些时间安排你的盘子？或者，你是否允许别人径直过来把他们的东西装在你的盘子里？如果不发展出一种简单、愉快的仪式，“有太多的东西在我盘子里”的问题是无法解决的。这个仪式是每天与自己约会去安排自己当天的活动。如果你喜欢的话也可以把这叫作计划，但我们更喜欢安排一词。

我有时会问别人是否会计划自己的时间。他们常常回答说：“当然计划了，这是我的列表。”可是做了个列表并不等于有了计划。因为每个人的周围围绕着很多列表。我们同意英国一个幽默作家的说法，“生活中唯一重要的问题是：接下来我该怎么办？”

提前做计划会帮助你确定下一步该做什么，就按照你在自己的列表里面安排的要完成的事情的顺序来做就行了。我们面临的挑战是，我们最重要的资源——我们的时间是有限的。正如我们前面提及的那样，每天有24个时间空间。这种时间空间由1个小时或者60分钟组成。你怎么样才能把填满自己的时间空间这件事做好呢？

这是一项挑战：你如何把自己的所有活动安排在你的盘子里，让它们正好填满24个小时？此外，在这些时间空间里，你如何为计划内/计划外的活动安排地方？你如何把自己的活动安排在自己的盘子里，并且通过某种方式实现自我、家庭、工作以及社会责任之间的平衡？最后，当你昼夜不息地执行你的活动时，你如何管理你的个人精力？

我觉得我们都会赞同安排时间是件让人望而生畏的事情。这就是那么多人不愿意正面应对这个问题的原因。然而，不投入时间安排自己的时间，这会使你更容易受到干扰，更容易分心，以及更容易陷入混乱之中。

如果你善于运用活动管理的第二项重要技能，你就不会那么容易受到干扰和分心了。这种技能就是：安排活动的能力；换句话说，管理盘子里的东西。

很多人在面临新的一天时都会被笼罩在两个问题之下。第一个每天要问的问题是：“我的盘子今天装什么？”第二个问题是：“我究竟怎么做才能完成所有的这些事情？”解决方案在我们前面讨论过的一个概念之中，每天与自己约会去花时间安排自己的盘子里装些什么。

依据我们的经验，大多数人每天只花1～5分钟安排时间。这让我想起了小时候妈妈告诉我的一个古老谚语。打扫完房间之后，她有时会说：“我这是学猫洗脸呢。”你之前听过这句谚语没有？尽管我当时还只是个小孩子，但我能理解那句谚语的意思是说她没花多少时间，事情干得不彻底，以及她做得不太好。

当人们给自己规划时间的时候只是像“猫洗脸”一样敷衍了事，他们通常会感觉沮丧、无力。他们的时间会控制他们，而不是反过来他们控制时间。

安排时间的时候有许多问题需要考虑，不可能1分钟或者2分钟就完成。你需要注意的事情有如下这些：

把创造性的活动安排在你一天中最富有创造力的时候。

条件允许的情况下，让别人容易找到你。

安排时间的时候把自己的事情和别人的事情分开考虑，这样你能关注对自己最重要的事情。

安排时间管理自己的精力。

考虑家庭成员的时间表，并且安排时间给他们。

考虑如何分配时间处理计划内/计划外的事情。（这看起来自相矛盾，却很有意义。）

当你停下来思考所有这些事情时，就能明白为什么时间管理对大多数人而言那么难了。它难在人们不肯花时间去安排自己的时间。

你值得花时间这样做

如果你想让时间管理变得容易些，你需要每天“放松”30分钟，成为一个“有远见的规划者”，让你的思想、你的潜意识以及你的心为你导航。

让我们来讨论讨论安排时间的过程。它不仅是一个有趣的经历，而且可以让你的工作效率成倍增长。你还将发现它能帮助你减轻压力。你安排时间所需要的资源如下：

一个独处的地方

30分钟时间

最佳时间

你的时间管理工具

让我们从1号资源——一个你可以独处做计划的地方开始。这个地方需要远离噪音和可能对你产生的打扰。这个地方还得是一个你可以坐着、思考和记录的地方。这些标准剔除了你的浴室，因为浴室虽然是个思考的好地方，但是要在这里记录却很费劲。这些标准也剔除了你开车或者坐别人车的时候。

关于你独处地点的最后一点说明是，如果你一直把这个地方当作你计划/安排时间的地方，你会发现这里总是个好地方。把这里看作你的独处之地吧。如果能有一个地方，在那里你能独处一会儿，这是件多么美好的事情。

2号资源是每天拿出30分钟用于安排时间的时间。为什么是30分钟呢？当你从容地计划自己时间的时候，你的潜意识和你的心有机会参与和帮助完成你的计划。虽然这很少被人提起，但这是计划/安排时间的一项重要的优势。

你的潜意识会提醒注意你忽视的东西。你的心会评价你制订的当天计划。倾听你的直觉给你的提示，并听从于这些提示。如果你这么做了，你就有更大的可能性做出更好的决策。

30分钟还会给你带来额外的好处。它给你一个深呼吸和减少压力的机会。你会感觉到更强的控制感，并且会获得更强的控制感。

五倍的成果

视你的工作特点而定，有些工作需要你用超过30分钟的时间做计划。也许留出足够的时间去做计划甚至会让你感觉紧张。正如这条古老的格言所说的一样，“计划时多花1分钟，执行时少花3分钟”。依我们的观点，这个估计太过保守了。我们相信计划的时候多花的每1分钟，在执行的时候都能为我们省下5分钟。你也可以做到。

在活动管理中，没有什么事情比每天花30分钟时间为要做的事情排序更加重要了。因为它能带来高额回报。

令人感到悲哀的是，有很多人从来没这么做过，仅仅因为他们自己对自己说的谎言。有一种谎言是这样的，“我今天没有时间做计划！”难道这不正是他们需要做计划的原因吗？每个人都有时间做计划。如果他们不做计划/安排，那么“缺少计划”就成了他们的计划，“缺少安排”就成了他们所做的安排。这是一种消极的、危险的习惯。这会危及到你的健康，因为没有计划压力就会增加。它也会危及到你工作和生活的平衡，因为没有详细的计划和有目的的安排，个人生活和家庭生活都会遭受损失。它还会危及你的职业生涯，因为缺少计划安排，你的工作效率会低于你本可以达到的程度。所有的这些危害都使得时间管理很艰难，而非极其简单。

不要欺骗自己了。自欺欺人是取得成功的最远途径。每天都为你自己留出有效的时间安排时间。没错，就是你。是你该放慢自己脚步的时候了；是你该远离尘嚣的时候了；是你该让你的好朋友、好搭档活动起来的时候，它的名字叫做潜意识；是你该倾听自己心声的时候了。

3号资源是你安排自己时间的最佳时间。我们说的最佳时间是什么意思？对于有些人来说，早晨是他们的最佳时间；对于另一些人，晚上则是他们的最佳时间。如果你是早晨型的人，那就留出早晨的时间做计划/安排。如果晚上是你计划第二天的最好时间，那晚上就是你该做计划/安排的时间。

记住，做计划的最好的时间与你什么时候在最好的地方有关。正如我们前面已经提及的那样，这个地方是一个可以独处、完全不受打扰的地方。可能有些人会认为这样的地方根本不存在。发挥自己的创造力努力去寻找机会，每个人都能找到这种地方。

4号资源是你选择的时间管理工具。那些工具的特性已经在第二章中讨论过了。在那章里，我们建议使用最适合你的工具或者工具组合。作为一个提示，再说一遍你安排时间所需要的资源为：

一个独处的地方

30分钟时间

最佳时间

你的时间管理工具

现在你已经准备好了安排自己的时间，它就像数“一、二、三”一样简单。每天在你独处的30分钟时间里练习三个简单的步骤。如果你这么做，你就能确保万无一失。同时，你实现增值的活动的能力会持续提高。

像数一、二、三一样简单

第一步：确定把什么活动放在今天的盘子里。如果你把盘子里的所有东西都看作有相同的价值，这将会是不堪重负和令人生畏的一天。另一方面，如果你借助信号灯的隐喻来看待盘子里的东西，他们就不再是不堪重负的了。根据活动的收益，可以将活动分为红、绿、黄、灰四类，并区别对待。

但是，要等等！你得首先确定把什么放入你的盘子，这是如何做的呢？我们讨论的活动里面没包括那些别人扔到你盘子里的东西。

这很简单。在你独处的30分钟时间里逐个检查每一个桶，然后把你想要当天完成的活动移到3号桶——每天用的桶里。我们建议按照以下顺序完成这项工作：

1.检查1号桶，你每个月的日历。把你日历上面记的所有今天的预约都移到今天的3号桶里面约会的部分。

2.接下来，看看2号桶，你的万能桶。在这个时候，难道你不为自己有一个万能桶而感到高兴吗？这里面集中了所有你需要操心的杂七杂八的东西，你不再需要到处去寻找可能记录了任何事情的小纸片和笔记了。浏览你的万能桶，你会发现提醒自己为朋友买件结婚礼物之类的事情。把这项活动移到每天用的桶里，记下“买礼物”。记住，你得每天都检查你的万能桶，并及时地把相应的活动转移到3号桶里，要不然万能桶就不会对你有多大的帮助了。这难道不是件容易事儿吗？

3.现在再看看昨天的3号桶。如果有什么没有完成的活动遗留在那里了，把它移到今天的3号桶里。例如，如果你昨天没有完成你的支出报告，那就把它放在你今天的活动列表里。

4.然后看一看昨天的4号桶——记忆桶。如果你记录了什么需要后续行动的事情，例如发一份合伙人报告的传真，你可以把它移到今天的活动列表里。如果这事情不着急，你也可以把它放到你的万能桶里，放在那里它就不会被忘记了。

5.接下来我们该去哪里了？检查你的信息桶，那里面有你计划的未来结果、你的目标。也许你计划夏季去欧洲度假。确定哪项活动是你今天可以做的，例如，“索要一份宣传册”。进行这种活动可以使你在去度假的道路上向前移动一些。每天执行与目标相关的活动会促进你实现你渴望的结果。

6.接下来，检查你的通讯桶，语音信箱和电子邮箱。我个人倾向于先检查语音信箱。与电子邮箱相比，语言信箱里可能有更紧急的红色活动。假设伊丽莎白·琼斯打来一个电话，把这条信息填到你的活动列表里，然后从信息中心删除它。简单吧？事实上，把这事记在你的活动列表里，就可以减少你忘记给人回电话的可能性。

现在到了人称雷区的电子邮箱了。是的，电子邮件是一项伟大的创新，但不幸的是，它被许多人滥用了。电子邮件是最容易把人导入歧途的东西。电子邮件就像有50～100个人不按照任何顺序排在你的门外，而你却允许他们每个人把头探进你的办公室里来，还通过告诉你些什么来消耗你的时间。

很多人允许其他人借助电子邮件不敲门就进入自己办公室。如果这些人真站在他们的门外，他们所浪费的时间仍然不过就是这么多。这一点是关键，当你安排自己时间的时候不要被大量的邮件往来给扯到枝节问题上去。

使用交通指示灯的隐喻来加快处理你的电子邮件。挑出需要你立即关注的红色事件/活动，把它们放入3号桶的活动列表里。留出一点时间，等到晚些时候回来对绿色和黄色的事件/活动进行分类并回复。对于那些灰色的邮件，动动手指把它们删除就行了。

通过计划的活动列表这一形式，你可以看到在自己的盘子里放了些什么。这些活动的来源如下。

如果你有一个桶可以用来保存一切，所有的东西也都在这个桶里，并且你每天都检查每一个桶，这样就万无一失了。这不仅容易，而且你会因此拥有平静的心灵。这个过程允许你像阿尔伯特·爱因斯坦一样，因为他曾说过，“我从来不尝试记住所有的事情，我只是把它写下来并且知道在哪儿能找到它。”

好吧，你已经检查了每一个追踪桶，它们是你的活动来源，你可以由此建立当天放在盘子里的活动的列表。这意味着你已经完成了安排活动的第一步。安排时间真的像数一、二、三这么简单。让我们看看第二步。

第二步：给每项活动赋一个值，以便能做出更好的选择。这很容易。记住交通指示灯，确定哪项活动是红色的、绿色的或者黄色的。把相应颜色的字母写在每项活动的前面，例如R是红色，G是绿色，Y是黄色。

借助标色/赋值进行的编码活动，能让你在每天开始的时候就对各种活动有一个期望。有时候，当工作环境发生了改变，事件对应的颜色也会随之改变。我称这种活动为变色龙活动，因为变色龙就是根据环境不同变化颜色的。

例如，如果有一些意想不到的事情改变了你对活动重要性的评估，一个绿色的活动就可能会变成红色的，或者黄色的活动变成绿色的。

你今天的盘子里装的是什么

如果你观察你的盘子，发现它像图4-1所示的那样，盘子里的每一个黑点都代表一项你必须完成的活动，那就的确令人生畏了。大多数人都是这么看待自己的盘子的。

图　4-1　你的活动盘子

但是，我们不再有这种问题了。我们要做的所有事情就是给我们的选择标上颜色。在图4-2中，我们看到的是标上颜色之后的活动盘子，每项活动都变成了红色、绿色或者黄色。

图　4-2　标上颜色（或者像这里做的一样，标颜色深浅）之后的活动盘子

为了达到最好的效果

为了达到最好的效果，你的列表中的活动应该大部分是绿色的。这一点非常重要，我很想强调它，所以我会再说一遍。为了达到最好的效果，你的列表中的活动应该大部分是绿色的。绿色的活动可以使你保持在通往渴望的目标的路上。再说一遍，我们只需要按照妈妈的建议做，“多吃绿叶菜”。记住，绿色意味着可以通行。尽可能多地从事绿色的活动吧！

第三步：现在到了你安排时间的第三步。这里需要考虑什么时候、什么地方以及怎么样计划完成这些活动。虽然你的时间的确很可能并不是按照最初安排的方式实现的，但是你对时间的安排将会为你提供一种策略，在需要的时候它可以用于应对改变。

有5位友善的计划/安排指导者，它们可以帮助你安排自己的时间。让我把它们介绍给你。它们就是：

必要性

现实性

可行性

有效性

自发性

让我们来看看，这些关键词在你考虑自己的盘子里该装些什么的时候是如何帮助你的。

必要性　问自己的第一个问题是：“哪些事情是今天绝对必须完成的？”然后像跟自己约会一样安排出处理这些事情的时间。尽可能早地完成这些必须完成的事情。

现实性　问自己的下一个问题是：“我所做的安排现实吗？”记住：事情实际需要的时间总是会比你认为它需要的时间要长，而且长得多。所以在你认为完成某项活动所需要的时间基础上，至少再留出20%的额外时间用于完成这项活动。同时，你还要决定用这一天里的哪些时间，或者说在哪个时间盒子里，完成你盘子里的各项活动。给每一项绿色活动都留出相应的时间空间。当你分配时间给你想要做的事情的时候，这有助于你做出比较现实的安排。

可行性　再下一个问题是：“完成这些活动的最可行的办法是什么？”做计划的时候，要把重要的、能增值的活动安排得远离当天混乱的时间，以免受到干扰。同时，把类似的事情集中在一起处理。例如，你有一定数量的信件要回复，一次性把它们都处理了。有研究表明，当人们“批处理”某些事情的时候，他们的工作效率会更高。

有效性　现在要问自己的问题是：“处理这些事情的最有效的方式是什么？”考虑考虑你盘子里的哪些事情是可以委托给别人的，并且将其委托给别人。把你一天中精力最充沛的时间分配给最需要你全身心投入的活动。

自发性　最后，我们问自己：“我得保留多少时间用于应付计划内/计划外的突发事件？”可以预见的是，总会有意外发生。永远不要把你的盘子装满。一定要留出一些时间用于处理突然出现的事情。

当你用直觉的耳朵倾听这5位计划指导者的建议时，你会惊讶地发现，时间开始为你工作了，而且还工作得那么好。

每天都始终如一地留出一些时间让自己独处，每天都按照上述的步骤行事。一天又一天，一周又一周，一月又一月，你会在活动安排方面变得越来越好。

记住，简单至极的第一、第二、第三个步骤是：

第一步：确定把什么活动放在自己的盘子里。

第二步：给每项活动都赋予一个值，一个颜色值。

第三步：使用规划指南，帮助你确定什么时候、什么地方、怎么样完成这些活动。

第五章　不仅要执行，还得变通！

学会急转弯

现在让我们讨论下一个活动管理的技能——变通能力。本章题目说的就是这件事。你已经安排好了今天要完成的活动顺序，并且你已经开始按照计划工作了。然而，（由于你对现实情况进行了核实）你知道你的时间不会完全像安排的那样进行。

在正常的一天里，你能够预期会受到互相指责的打扰，但是你没法预期还有什么意外的事情会冒出来，在你不方便的时候从天而降。这时候就需要变通了。

好吧，“变通”是我们自己发明的一个词汇，因为我找不到更好的方法来描述这种技能。当前的工作环境下，事情变化得太快，所以我们不得不整天改变、适应、转移工作重点。变通包括下列技能：

如果你想要坚持的事情的重要性发生了改变，愿意放弃自己的坚持。

当机会出现的时候，能够在一天之中就突然转变。

有当场改变自己工作风格的智慧，愿意遵从别人的风格行事，以形成协作，把事情做好。

形成一种习惯，每天都留出一些时间以应付计划内/计划外的突发事件。

能够全天候工作，而且不会因为这种工作方式产生挫败感。

最新和最好的生存技能

你希望在变通方面做得更好吗？本章会告诉你如何能做到这一点。改变你的心态，承认变通是一种生存技能，并且每天都按照上述的变通技能做，这实际上很有趣。

在新的时间范式里，变通能力既与多重任务活动有关，又涉及任务转换活动。它需要明白什么时候应该运用这两种方法，什么时候应该回避这两种方法的智慧。

我们先讨论多重任务。在我们的社会里，多重任务这个词被到处滥用。更糟糕的是，处理多重任务的能力被抬高到了极致，成为一种人们渴望获得的能力。我们常常会发现我们滥用过或者正在滥用多重任务，因为有一些大多数人都意识不到的指导思想会被引入多重任务之中。

我给予人们最好的建议是当心多重任务。为什么这样说呢？因为当你同时执行多个任务的时候，你对哪项活动都没有投入全部精力。如果你必须同时处理多项任务，那就只把简单的、可以下意识完成的工作组合在一起，比如你打开邮件的同时还可以看新闻。

当你与另外一个人会面的时候要当心多重任务。例如，当你跟某人在办公室进行商业会谈的时候打开、阅读电子邮件。你这么做不仅是轻视对方、不礼貌，而且可能会错过或者误读重要信息。

我的个人原则是永远、永远、永远不要在跟别人进行交流的时候还处理其他工作。

滥用多重任务会导致时间污染。带孩子出去吃比萨会使你拥有跟孩子单独相处的高质量的时间，如果你赶在这时候打15分钟的电话，而你的孩子只能在那里盯着远处看，这就是时间污染的典型例子。当你在本应该看孩子的足球比赛时却在用笔记本电脑工作，这也是时间污染。

任务转换就像每天有24个小时、每周有7天、每年有365天一样，是自然的结果。生活在这种情况下，任务转换的意义在于交替进行工作活动和个人生活活动，我们由此既能高效率地工作，又能享受到高质量的生活。多重任务会污染时间，而任务转换不会。

处于你所在的地方

任务转换就是百分之百地处于你所在的地方。百分之百地和孩子一起在比萨店里，等到吃完比萨再打电话。任务转换允许我们全身心投入到活动之中，不会使我们的经验被污染或者被稀释。

任务转换可以帮助你在更少的时间里面做更多的事情，因为当你全身心投入的时候，你的贡献效率更高。

变通还包括我们对日常生活的调节。这也是变通能力的一部分。换句话说，我们在需要精神高度集中的活动和比较容易、压力比较小的活动之间转换。比较容易的活动能给你一个恢复精力的机会，以便你能再次全力投入。

我是这样调节的。我在从办公室到家的过程中会花很多时间工作。通常，我会安排给一个客户做电话指导，随后的30分钟整理文字材料。然后我再做一段时间的指导工作，之后我会离开办公室，花些时间做些跑腿的工作。这就是我们所说的在一天里“有张有弛”[1]。这是个既能管理好精力又能管理好时间的办法。它是一副镇定剂，可以避免我们在完成行动列表上的活动之前就先耗尽精力。

这个研究领域的顶级专家是詹姆斯·勒尔博士，他曾与人合著《全力投入的力量》一书。对于时间管理，他给我们的建议是，工作是一连串的冲刺，每次冲刺之后都留有充分休息的时间。如果你整天都像跑马拉松一样处理事情，那么你的工作效率不会太高，而且你可能没到这一天结束就已经精疲力竭了。

变通和在一天里有张有弛不仅非常简单，而且可以非常有趣。

[1]作者原文用的是making waves，用在这里是双关语，这句话也可以理解为整天兴风作浪。——译者注

使用你自己的模式

变通涉及对两种活动管理模式的理解，然后选择一种适合你的方式去处理事情。

有两种模式可以用于处理我们时间盘子里装的东西。你可能知道，有些人一次只吃一种食物。换句话说，他们可能先吃鸡肉，然后吃土豆，再后来吃西兰花。他们吃完一种食物，然后才吃下一种。

有些人清空他们的时间盘子也是这么做的。他们按照线性的顺序执行活动，从他们认为最重要的事情开始，直到最不重要的事情结束。因此，我们会发现在其他的时间管理项目中，通常会使用A、B、C或者1、2、3来标注事情的重要性。用红、绿、黄三种颜色标注事情的重要性是一种更有效的方法。红色（R）代表既重要又紧急的事情，需要首先关注。绿色（G）代表重要但是不紧急的事情，可以放在第二位。黄色（Y）代表事情不重要，但是也有一定的价值，这些事情应该放在第三位。换句话说，黄色的活动也需要完成，但是它并不需要在今天完成。使用这种方法的，都是串行活动的管理者。他们工作效率很高，在每天结束的时候能完成盘子里面大部分的活动。

另外一些人可能会先咬一口甜点。他们一个接一个地吃盘子里面的所有东西。这些人是并行活动管理者。如果他们具有良好的活动管理技能，用这种方法也能取得很好的效果。到每天结束的时候，他们也能完成盘子里面大部分的活动。

在我们的社会，并行活动管理者常常会感到内疚，因为他们做事缺少条理。不必因为你的做法没有严格地遵守一些时间管理大师的规则和定律而感到内疚。我们要求人们知道这两种模式，但我们鼓励人们遵循自己的风格行事。

如果你是并行活动管理者，你可以采用更轻松的方式使用时间管理工具。也许你不愿意受纸质规划表的条条框框限制，也憎恨成为电子工具的奴隶。这些都没有关系。无论你是一个串行的活动管理者还是一个并行的活动管理者，风格都不是你成败的决定因素。你是否把正确的活动放在了盘子里，这才是决定成败的首要因素。按照你自己的风格行事，但要记住，一个善于变通的人能够根据环境的不同而选择不同的风格。

第六章　集中精力的神奇效果

让浪费时间的人消失

我们已经讨论过活动管理的4种技能，这其中包括了怎么样安排自己时间里的活动。活动安排涉及确定哪些活动应该放在自己的盘子里，并按照这些活动的重要性为其赋值。那些能增值的活动是我们应该集中精力重点完成的。活动管理的第五种技能是集中精力的能力。

你自己优先

在第二章中，我们讨论过学会拒绝，或者用我们的话说是强化“拒绝肌”（no muscle）。有意思的是，我们需要学会拒绝的第一个人是我们自己。我们常常是自己最大的敌人。我们经常会因为一些浪费时间的活动而分散精力。那些浪费时间的活动也就是我们前面鉴定为完全没用的灰色活动。

培养对不必要的打扰和分心活动说“不”的能力是提高工作效率的关键。请注意，我们说的是不必要的打扰和分心。你最不愿意做的事情就是摆脱所有的打扰活动。有一些打扰是必不可少的，与工作有关的和必要的。我们需要消除的是那些不必要的，真正浪费时间的打扰。

没有能力拒绝打扰和分心会分散我们的精力。要想保持专注，你需要做的全部事情就是拥有拒绝的技能和意志，并将其表现出来。

学习精力集中从列出那些会导致自己精力分散的消极活动开始。仔细看下面的内容，里面列出了自我设置的阻碍活动和内在的分散精力的因素。在那些你做过的分散精力的项目前面做上标记。

自我设置的阻碍活动和内在的分散精力的因素

现在，你已经完成了问卷调查，你做得怎么样？你是否检查出了很多分散精力的活动？如果是这样，我们有一个好消息要告诉你！所有自我设置的分散精力的活动，都百分之百可控。就像一个魔术师，用一些戏法就能让它们都消失。第一步是用“拒绝肌”对付你自己。

下面会告诉你该怎么做。从分散精力活动列表中选中最让你困扰的因素，例如，试图做太多的事情。试图做太多的事情会使你分散精力，那是因为我们把自己的精力摊得太薄了。在时间管理工具里，写下你所犯的错误的正确做法。取代试图做太多的事情，你的目标是要实事求是地确认自己能做多少事情。于是，你可以写下：“我从不想尝试太多的事情。”或者，你可以写：“我实事求是地计划我每天的目标。”因为人们总是喜欢表现得积极的东西。

在你的活动列表里，每天都写上这个声明。接下来的3个星期，每天都要练习。就像练习高尔夫球的挥杆动作、弹钢琴以及所有的你希望能做得更好的事情一样，练习声明中的内容。3个星期之后，避免尝试太多的事情将成为你工作风格的一部分。

接下来，再从分散精力的活动列表中选择一个因素，然后改变它。持续做下去，你的集中精力的能力将会变得越来越强。

不要试图一次改变所有因素。一次只改一个，持续做一年。如果你这么做了，你的“拒绝肌”就会变得越来越强壮。这一点儿都不难，而且到年底的时候你会获得高额回报。

现在，让我们再看看系统设置的阻碍活动和外在的分散精力的因素都有哪些。我们经常会卷入下面这些活动，这导致我们精力分散，还会使我们感觉愤怒与沮丧。我们能够对所有的这些活动说“不”吗？显然不能，不过对于其中的很多活动是可以说“不”的。首先，完成下面的调查。检查你最常遭遇的系统设置的阻碍活动和外在的分散精力的因素都有哪些。

系统设置的阻碍活动和外在的分散精力的因素

从该调查中你学到了什么？是否有很多系统设置的挑战破坏了你集中精力的能力？解决这种问题的方法是选择一种会分散你精力的打扰、分心或者刺激，然后问你自己：“在权力范围之内我能做些什么？”如果不能，改变你的心态，适应它、别去管它，不要再为此担心了。如果你能做些什么，制订一个计划，解决这个问题。一次只针对一个问题，但是整年都持续这么做。这是最简单和有效的方法。

要坚强

最常见的分散我们精力的活动是别人带来的打扰和分心。如果我们只有懦弱的“拒绝肌”，那么我们将会受到他人的支配。对付它们很容易，实际上你需要了解的全部内容只是4种应对方案和4种拒绝的技术。

这4种应对打扰的方案都非常容易掌握。你该如何决定选择哪一个呢？像我们在第一章所描述的那样，只需给你的选项标上颜色就行了。这4种应对方案如下：

如果打扰是红色的，立即回应，进行处理。

如果打扰是可以推迟的绿色活动或者黄色活动，重新安排晚些时候的时间用于处理这类事情。

如果打扰不是你的领域该负责的事情，把它转给别人。

如果打扰是灰色的，拒绝它。这就是你使用“拒绝肌”的时机。

4种拒绝的技术如下：

1.立即给予回应的方法。这种方法是在别人提出要求后，立即判断是否给予拒绝或当场处理。如果需要拒绝，在你的陈述里面可以包含4种元素以减弱拒绝造成的影响。这4种元素是：

希望能对对方有所帮助

某个特别的原因使你不能帮他

表示遗憾

对要求表示感谢

这是一个用了以上元素的拒绝陈述。“我很乐意帮忙，可是现在实在是抽不出时间。真的很抱歉，但是谢谢你来跟我说这些。”这是一个一流的方法，会让大多数人感觉很好。

注意：在你给人一个拒绝的理由时，就像你实在太忙这类的，不要给出细节。你给出的理由越多，给人的感觉是说服力越差。你没有给出理由的义务。

2.拖延策略。在有时间压力的时候，人们常常会在该拒绝的时候却接受了。当你不确定该不该答应，你想再考虑考虑这个请求的时候，你应该用这种策略。例如，用这样的话回答对方：“我希望能帮忙，但不确定能不能帮上忙。给我一些时间考虑考虑，然后我会回复你的。”如果在考虑之后你决定拒绝，那就用包含了上述元素的拒绝陈述。

3.伸出援手的方法。这种技术是由帮助对方的真诚意愿驱动的，即使你知道自己必须拒绝。例如，把他推荐给其他能帮助他的人，或者你可以提出替代方案。你也可能同意抽出一定的时间帮他。在我们力所能及的时候对人伸出援手，这是很好的时间管理策略。

4.直接说不。这需要勇气，当别人提出“灰色的要求”时，直接说不。记住，灰色代表的是完全浪费时间的活动，例如办公室八卦。在曾经举办的研讨会上，我们对此进行训练。参与者站立，用他们最大的声音说：“不……不！不！不！”这其中的哪个“不”是你不理解的？难道你没看到我正在工作吗？

练习这些技术，你的“拒绝肌”会变得越来越强壮。

提高你的生活质量

你可能已经注意到了，我们贯穿全书所讨论的活动管理技能都服务于一件事，那就是提高你专注并执行工作、生活中最重要的活动的能力。

活动选择：涉及选择最重要的活动，你应该专注于这些活动。

活动追踪：涉及使用时间管理工具和保证万无一失的技能。

活动安排：涉及计划怎么样、什么时候、在哪里以及按照什么样的顺序关注和执行一天里最重要的活动。

活动变通：涉及当重要性发生改变的时候转移自己的关注点的技能。

获得你想要的

你可能也注意到了，前面的4项技能都是支持第5项活动管理技能的，这就是活动聚焦。

实际上，我们所做的一切管理活动，其目的都是帮助我们确定、关注以及实现我们工作和生活中最重要的活动。借助这5种技能管理你的活动，在生活中获得你想要的。你可以做到这一点。它比大多数人想象的要更加容易。通过日复一日、年复一年的练习，你可以让自己变得越来越好。

尾声　与从月球归来的朋友共进晚餐

这是特瑞博度过的最神奇的夜晚之一。他飞往得克萨斯州的休斯敦与一个朋友共进晚餐。这位朋友刚刚从月球返回来。他的名字叫吉姆·艾尔文[1]。吉姆是阿波罗15号上的一名宇航员。他们两个是很早就认识的老朋友。

特瑞博到了那里，与从月球归来的人在一起，他可以问想了解的关于那趟神奇之旅的任何问题。他的确问了无数个问题。然后他说：“吉姆，在你的这趟旅程的所有经验里，什么是你觉得最兴奋的？你觉得是什么呢？”

吉姆陷入沉思，然后他睁大眼睛，脸上浮现出笑容。他说：“我告诉你最让我兴奋的是什么。是在月球轨道上看着地球升起！看着我们的这个宏伟的行星像一块蓝白相间的大理石一样升起。实际上它那么小，小到我可以用自己的拇指够到它，我用自己大拇指的指甲就能盖住它。”

然后他又说了以下这些话。“如果你在生活中遇到了问题、遇到了挑战、遇到了挫折，你想获得一个正确看待这一切的角度，试试在月球的轨道上看地球升起。以这个视角来看，生活中的一切问题都变得非常渺小。”

那晚特瑞博领悟了一条他永远没有忘记的原则，他称之为透视原则。他说：“当我们离某种情形、环境、机会足够近的时候，其实我们看不到那里有什么。因为离得太近了。”在艾尔文的这个例子里，离我们太近的是地球。他就住在上面，可是当离开了地球后，他才能看到地球的全景，这改变了他的一生。

吉姆从月球回来之后变成了一个时间管理者，变成了一个生活管理者。他把余生都奉献给了为全人类服务。

吉姆·艾尔文最大的秘密是什么？他用的是你在本书中学到的活动管理技能，实现了他去月球的目标。

首先吉姆展示的是选择技能。他选择了成为一名宇航员。他追踪自己的所有活动，以确保万无一失。他安排活动，以正确的顺序完成这些活动。他不得不迅速做出决策，于是学会了变通。他保持专注，从未失去自己的目标，因而他登上了月球。

你只需运用这5项活动管理技能，就可以实现任何你想要的目标。从今天开始，试着计划如何执行，然后执行你的计划。

这本书后面的部分提供了101条提高工作效率的策略，以帮助你更有效地集中精力。很多启发和例子在获得了许可的情况下，直接引自查尔斯·霍布斯的“时间的力量”研讨会。

我们邀请你每天使用一条提高工作效率的策略。只需要一两分钟的时间阅读，这项时间投资会在全天收获巨额回报。

我们也邀请你每天练习那5项活动管理技能，不要间断。如果你这么做了，你会发现你的时间管理技能会变得越来越好。然后，在并不遥远的未来某一天，你会对自己说：“这实在太简单了！”

祝你好运！记住，有目的地掌控每一天。

[1]阿波罗15号上的这位宇航员的名字叫詹姆斯·本森·艾尔文（James Benson Irwin），吉姆是詹姆斯的昵称。——译者注

101条提高工作效率的策略

1　调整你的想法，用头脑思考，而非记忆！

问题！不仅有很多近期要做的事情，而且有很多要记下的。当你的头脑中堆满了这些需要努力记忆的事情，就没法集中注意力去做重要的事情。

解决方法！找一款最适合你的时间管理工作（纸版和电子版的都行），然后一丝不苟地记下所有的约会、日期、截止日期和其他重要的信息。随身带着时间管理工具，让它替你记忆。由此，你可以解放自己的头脑，以便集中注意力和减少压力。

2　如何应对不堪重负：开始转变思维模式

有的人经常想要做太多事情，结果却总是被事情压得不堪重负。这样的人绝不少见。他们允许太多的打扰。他们自认为有能力解决所有的问题。这些不堪重负的人往往会因为拖延而陷入困境，而且他们不善于管理自己的生活。

通常情况下，这些特征的共同点是自负。对这些特征做出适当的调整可能是适合你的做法——学会委托，重新安排，对人说“不”，预先做出计划和付出行动！这样你就能控制住不堪重负之感了。

资料来源：威廉姆A.吉约里。

3　你想避免时间紧迫吗？那就走在时间的前面

我们不能让时间加快，也无法令时间减慢。可是我们能走在时间的前面。通过预先确定什么事情是你希望在未来的某天发生的，你可以比时间走得更快。你可以通过书面文字的形式来描绘这些远期目标。之后，计划、安排以及执行中间目标，如此有助于实现你计划中的远期目标。通过这条途径，你能够走在时间的前面。

善于掌控自己生活的人能够放大这种优势。不能掌控自己生活的人则相反，他们总是发现自己时间紧迫。他们开始上述的过程太迟了，从而落在了时间后面。这就是拖延。

4　你可以拥有的两个最佳规划时期

有些人会认为制订计划的最佳时间是清晨。这么做的话，你的头脑有机会在夜间孕育想法，而且早晨的时候人会感觉精力更加充沛。

也有些人说，做计划的最佳时间是前一天晚上，因为此时你的压力最小。如果你想到了什么想法，可以立即为之做好准备。

我们的一个客户使用了一种与众不同的方法，而且这种方法对他非常管用。他说：“我把做计划的时间分割开，在前一天晚上花15分钟时间建立一个最初的计划，第二天早晨再花15分钟来确认这个计划。”通过这种办法，他既利用早晨做计划的好处，又利用了晚上做计划的好处。

5　很难结束一个过长的电话或者拜访吗？

打断你自己！你可以试试这招。首先要获得谈话的主动权。然后在你说一句话的时候，在这个句子的中间突然中止谈话，看自己的手表，用很着急的语气说到时间。例如，“噢，都3点50了！我得赶紧走了。”这是成功的关键。

注意这种技术，它显得诚恳和没有威胁，因为整个过程中你没有粗鲁地打断别人。另外，这种技术很容易掌握。像这样礼貌地中断了谈话，然后你就可以走了。

6　想提高你的个人工作效率吗？

好好利用空白时间。空白时间是指不管什么原因，你得在那儿等着又没事可做的时候。也许你是在等候别人，或者你在等待会议开始，不管时间长短，这些都是空白时间。

空白时间一般可以有两种用途。其一，用空白时间完成只需要花费几分钟时间的“迷你工作”。总会有些能处理的工作，是你方便随身携带的。哪怕随身带本书或者带上一篇文章，在空白时间读也好。其二，用空白时间来调整自己的状态。一般只需要大约5分钟就能恢复精力。改变一下工作习惯，出去绕房子走一圈，伸伸懒腰或者做几次深呼吸。这些方法会产生令人惊奇的效果。管理你的精力和管理你的时间同样重要。

空白时间像金子般宝贵，不要将其浪费。

7　自己没有足够的时间吗？要先把时间留给自己

在飞机上遇到紧急事件的时候，空乘人员都会告诉我们要先戴上氧气罩，然后再帮助孩子戴。当我们投资的时候，也被鼓励先考虑自身收益。为什么是这样呢？因为我们为自己做事的时候效率是最高的。但是，有一种思维定势常常会导致我们做自己关心的事情时精力不足。这种思维定势就是认为我们必须先满足别人的需求。这不仅使得我们为自己付出更少的精力和资源，最终也会影响到我们为别人付出的努力。

试着这样：每天给自己留出30分钟的时间，用于完成给自己指定的一项任务。要注意，给自己留出的不能仅仅是时间，还得包括空间。还有，对自己信守承诺。

8　尝试对位时间管理

你遇到过需要排长队等候的情况，或者让你抓狂的交通堵塞吗？这种时候试试对位时间管理，这是个很简单的办法。在等待的时候可以做些事情，像计划去食品杂货店都买点什么东西，计划吃午餐的事情，以及其他的可以替代别的时间里面要做的事情。这会帮你节省时间。一个高管发现，在工作前花上15分钟时间思考，可以为他节省30分钟的工作时间。

9　建立一个“结果列表”，而不是一个“待做事项列表”

我从来都不喜欢“待做事项列表”这个词。因为待做事项列表仅仅是列出来的意向，这意味着拖延。

要想工作效率高，每天早晨建一个“列表”，明确地标明这是结果列表。这个列表里面的事情都是你将会投入时间和精力去做的。要让列出的结果绝对明确。例如，“给20个客户打电话”，而不能是“给客户打电话”。

到晚上结束工作的时候，你的努力将会获得可评价的结果。同时，你也会因为自己的工作效率高而感受到自我管理的力量。力量是高效产出的能力，也是获得好结果的能力。借助结果列表，使每天都成为充满力量的一天。

10　能够帮你节省时间的两个问题

人们常说，对时间最大的浪费是把没必要做的事情做得很好。做这样的事情可以让你感觉很好，可是这事情完全没必要做，为什么要做它呢？通过两个问题来分析你的行为：

（1）我现在正在做的事情里面，哪些是谁都没有必要去做的？

（2）我现在正在做的事情里面，哪些是别人也能完成的？

当你得到了这两个问题的答案，你就可以减轻自己的负担了。

资料来源：查尔斯R.霍布斯，时间的力量。

11　要感谢别人的打扰

如果你常受人打扰，说明你很可能有份工作，而且还是份不错的工作。你想做的最后一件事情就是摆脱作为你工作一部分的打扰。但这些打扰都是必不可少的。

被人打扰的真正问题是怎样确定什么时候这种打扰是必要的。那些不必要的打扰才是真正的时间强盗，是可以控制也应该控制的。要想区分受到的打扰是必要的还是不必要的，可以通过问自己一个问题来加以鉴别。“我现在做的事情对于组织的生存、延续、福祉来说是必要的吗？”如果答案是“否”，那么就对打扰说“不”，集中精力处理手头的工作。

以恰当的方式拒绝别人又不得罪对方的能力会让你立即省下时间。通过练习，恰当地拒绝别人会变得越来越容易。

12　为什么不到别人的办公室会面？

如果你需要跟某人面对面交流，通常情况下去他的办公室会面是个好主意。首先，这是一种热情、友好的行为，别人感受到了你的关注。其次，你的工作空间不会受到影响，你不会成为被人打扰的对象。也许与之同样重要的是，会面结束的时候你拥有更大的主动权。毕竟礼貌地离开别人的办公室要比要求别人离开自己的办公室容易得多。最后，还有一项额外的奖励！去别人的办公室给了你一个出去走动、舒展身体的机会，这有助于你恢复精力。

资料来源：“时间的力量”研讨会。

13　面对一个困难的工作、生活选择？问自己那个水晶球问题

在事业发展的过程中，我们需要做出一些工作、生活上的重大决策。有时候我们在做出决策时并未意识到这些决策的长期后果。

为自己的选择承担责任，始于确定短期和长期分别有什么事情对自己是最重要的，并且学会将两者结合起来。因为这意味着，选择是在了解这些决定会带来什么样的“可能的未来”情况下做出的。

水晶球问题是：“未来及其可能的结果是我和我的家人愿意接受的吗？”或者“这个决定对于我未来五年的生活会产生什么样的影响，未来十年又是什么样的影响？”

14　你会对错误感到内疚吗？

有些人会在工作、生活上遇到一种阻碍。这种阻碍叫作“SIGS”，全称为“自我加强的内疚综合征”。这种内疚是将工作和个人生活割裂的自然结果。很多人工作的时候会因为觉得对不起家人而感觉内疚，回到家了又会内疚自己没在工作。

这种内疚感通常是自己强加到自己身上的，而且内疚的结果是适得其反地降低了自己的工作、生活质量，以及工作与生活间的平衡。了解这一点非常重要。有两件事情是有助于克服“SIGS”的。第一，将工作和生活看作一体，而不是将两者区分开。将自己看成是一个全面、完整的人，而不是分成两个不同的角色。第二，通过控制和消除内疚的想法来转变你的思维。总是用针戳自己的做法很愚蠢。

15　按原则行事，而非时钟

我们做的一些事情可以称之为活动。活动是我们设计自己生活的基本单元。结果取决于我们选择了哪些活动和怎么样安排这些活动的执行。

你选择和安排自己的日常活动时做得怎么样？在商业领域中，选择活动对于你的组织和家庭的存在、延续、福祉都是必不可少的。因而，要避免琐碎的活动。

以下是4个关于活动选择的问题，你可以将其应用在日常生活之中：

（1）这件事是不是实现某个目标的阶梯？

（2）这么做是不是一项好的时间投资？

（3）如果我不做这件事，谁会受到影响？有没有人会为此遭受痛苦？

（4）这项活动对于组织或者家庭的存在、延续或者福祉是否是必需的？

上述几条就是评价什么该做、什么不该做的标准。

按照标准去做事，而不是时钟。时钟只不过是一个测量的工具而已。要学会去做一个好的活动选择者。

16　合理化，阻碍你工作能力发展的瓶颈

合理化是维护自己的不当行为或者不作为的一种倾向性。有时候人们会把合理化当作朋友看待，因为它有助于保护人们的自尊心。可是，当我们不想去做一件本应该做的重要事情的时候，常常通过合理化为自己开脱，这时候合理化就不再是我们的朋友了。

也许你不想给一个不满意的顾客打电话，因为你知道他会生气。这个时候你给自己找些“现在可能不是一个适合的时机”之类的理由。当然，你清楚地知道这只是个借口。

如果我们仔细观察合理化，就会发现它与拖延紧密相关。为什么会这样？因为合理化在为推迟做事提供理由。

这里有个好消息！那就是合理化是自己造成的浪费时间的行为。这意味着你可以控制它。倾听你的心声，了解自己都什么时候为自己辩解、开脱，然后把这些想法转变成“我能行”和“我要做”的态度。

17　你是否落入了时间陷阱？

时间陷阱是指那些得不到回报的时间使用模式，它们很容易被人忽略。

要想留意到时间陷阱，仔细看看你的习惯性模式。这里面可能包括这样的事情，一遍又一遍地看有线电视里面播放的同样的新闻，或者参加并未要求你必须出席的没完没了的会议。其他的习惯性模式还包括浏览垃圾邮件、从事不必要的工作、做白日梦，甚至鼓励不必要的打扰。

从自我观察开始，然后设置几个不同模式的目标。观察时间陷阱，并建立不同的时间使用模式。这有助于你每天多几个小时集中精力工作，带来更高的工作效率。

18　想知道一个能让你工作能力跨越式发展的主意吗？

合理化和拖延是两个阻碍人把事情做好的个人习惯。习惯很难被打破。所幸，习惯很容易被替换。你可以用更好的习惯替换掉这合理化和拖延的习惯。

这里就有一个很好的替代品。试试把这种观点当作个人目标对自己多次重复：“我总是做那些需要做的事情，如果一件事情需要完成，那么无论我喜欢与否，它都是一件需要完成的事情！”

现在就立即开始这么做。回到前面那段文字，然后大声地对自己说出来。每天都重复几次。把它当作一件重要事情写入你的每日计划之中。不断地练习，直到它成为你的习惯。然后你会看到你的工作效率和自尊都飙升到一个新的水平。

资料来源：“时间的力量”研讨会。

19　准时赴约很高尚！

我们偶尔会遇到导致我们开会或者约会无法准时到场的状况。但是习惯性的迟到会对我们的职业声誉造成不良影响，而且会惹恼别人。你的业绩记录如何？

人们经常迟到的原因之一是，他们无法管理转换时间。转换时间是指从一种活动转换到另一种活动，和/或从一个地点转移到另一个地点所需要的时间。不管是从楼上走到大厅，还是穿越整个城镇，都会涉及这种问题。

这里有一个可以减少你迟到状况的办法：在你的计划里面不要仅仅写上会议什么时间开始，还要写上你什么时候往开会地点走。还得留出一点缓冲时间，我们经常会因为在走廊遇到同事停下来或者赶上堵车耽误时间。准时赴约能够传达给别人这样的信息：“我做事非常专业，而且我很重视你。”迟到则传递出了相反的信息。

始终坚持约会的时候早点儿到，并且把这当作乐趣。把日程表里的约会时间安排在下列时间点，上午9点58分或者中午12点22分。我最喜欢的时间是下午5点55分。

20　避免弹跳效应，保持工作状态

弹跳效应是指人受到打扰之后注意力难以集中的倾向。打扰会中断我们思维的连续性，从而导致我们无法重新把注意力集中于分心之前做的事情上。这会降低我们的工作效率。

在每天工作开始的时候制订一个优先处理事项列表，这是一种纠正弹跳效应的好方法。不过，这个办法只有在保证这个列表随时都看得到的条件下才有效。如果我们总能看到这个列表，在我们受到打扰后，它就能成为一件把我们的注意力重新拉回到先前工作的工具。如果在没有什么东西提醒我们保持工作状态的情况下度过一天，那就跟航海时没有舵是一个样了。

21　了解谁在工作的时候“空转”

大家都处在犹豫不决这个光滑的斜坡之上。犹豫不决是开始的最大敌人。就像一辆挂空挡的车一样，在给它挂上挡之前，它哪儿都去不了。犹豫不决就相当于让你处于空挡的位置上。

防止“空转”和“挂上挡”的最好办法是什么？首先要花时间明确自己的目的，设定可以转化成日常活动的具体目标，然后区分活动的优先次序。清楚是决断之母。

22　消费的时候花费的不只是钱

当你买一艘游艇、一栋避暑别墅或者任何数量的物质财富的时候，你总会知道花了多少钱。

有多少时候你会留意到花费了时间？大部分的物质财富都需要某种形式的维护时间，使用财产也需要时间。有些人甚至到了这种地步，大部分时间受制于他们拥有什么（东西），而不是取决于他们需要什么。如果你就是这样的人，考虑摆脱那些不必要地消耗时间的“东西”吧，你应该选择那些能给予更多选择自由的奢侈品。

23　人际冲突——工作效率的定时炸弹

可曾留意过与他人发生两三分钟的冲突所消耗的精力有多大？可能会比工作一天消耗的都多。如果你再把这种烦躁情绪带回家，任其日复一日地增长，你的工作效率自然会下降，甚至会降到比你抱怨的那些人还低。

持久的、没有得到解决的冲突会导致最严重的时间浪费。鼓起勇气尽快解决这种冲突。如果必要的话，可以向人力资源部门的员工寻求帮助。这样做可以使你既节省时间又节省精力。

25　东西是通过裂缝漏掉的吗？

桶是用来收集和运送东西的。个人时间管理工具实际上就是一些可以用于收集、运送、追踪信息的桶。无论你是否使用纸版或者电子的管理工具，都要确保你拥有6个桶。

1号桶：每个月的日历。用它来装载计划中的未来事件。

2号桶：万能的桶。用它收集和装载没有列入计划的活动（要做的事情）。

3号桶：每天用的桶。用它来计划和追踪当天的活动，如今天的日程和活动清单。

4号桶：记忆桶。它可以用来记录那些需要长期保存以备日后查阅的信息。

5号桶：手边的数据桶。这个地方用于携带必要的数据，包括目标、计划及其他重要信息（地址和电话号码之类的），以便快速查询。

6号桶：通讯桶。这个桶是指你的语音信箱和电子邮箱，你用于接收和保存传入信息的地方。

如果你每天都检查每一个桶，并且在适当的时候把一个桶里的事件和活动移入到另一个桶，基本不会有什么东西从缝隙中漏掉。

24　你是否在完成计划任务之前就已经精疲力竭？

你最重要的两种资源是精力和时间，两者必须同时管理。你的生物钟要求短暂休息片刻，而不是听从挂在墙上的时钟安排。午餐必须要吃，但是得清淡一点，不能太油腻。把最难的工作安排在精力最充沛的时候，在精力不足的时候安排做比较容易的工作。最后，还要保证睡眠充足。

花时间去管理你的精力，就像燃尽你100%的辛烷值一样。[1]

[1]辛烷值是油品的抗爆性指标，作者很可能是误把辛烷值当作能量单位用在了这里。——译者注

26　避免时间债务

跟财务中的债务一样，太多的时间债务会成为难以承受的负担。对未来做出太多的承诺就会使自己欠下时间债务。事实上，对未来的承诺是口头约定支付的期票。承诺给你的未来增加了压力，因为你知道在未来的某个时间点上，你得兑现你对别人的承诺。你能遵守自己的承诺吗？你真的想遵守承诺吗？它总是悬挂在你的头顶上。

要坚决地像节省你的金钱一样节省你的时间。诚恳地回应别人对你提出的时间要求。如果你知道自己不想遵守或者清楚地了解自己无法遵守这个承诺，那就婉言谢绝对方。也许你不知道自己会不会有时间，那就坦率地告诉对方。对他说些此类的话，“我很想帮助你，但是此时此刻我没法确定能否抽出时间。我能晚些再回复你吗？”按照这种方式，你表示的是愿意根据自己的个人时间安排来考虑对方的请求。

要大方地使用自己的时间，但是要避免不必要的时间债务压力。

27　自发地执行计划

有计划地让事情自然发生，这听起来有些自相矛盾，但是很管用。这个想法是这样的，自发产生的事情可以让我们平凡的生活变得更加丰富多彩。你可以尝试这么做：打开你的日程表，随机在未来的某一页上点个红点，然后合上日程表，不再去想这个事情。等到你点了红点的那一天到来的时候，做件别人意想不到的事情。比如说完全没有原因、没有理由地给他人送一些鲜花。你会发现，这么做比对方知道你会送花的时候带给他多得多的欢乐和感动。

资料来源：加里·里夫金。

28　好记性不如什么？

中国有句谚语，“好记性不如烂笔头”。在现今的环境中，做笔记依然非常重要。只凭脑子记事会有风险。

各种信息无情地涌向我们，这里面包括来自电话、不速之客、语音留言、电子邮件、短信以及别人手写便条等渠道的各种信息。这其中有些信息需要记录下来以备将来查询。

为了便于管理，把事情都记在一个每页都标有日期的正式的日记本里，并随身携带这个日记本。这样你就会有一个对重要信息做永久记录的地方。这比随手抓过来一张纸记录事情要更专业，并承担更少的风险。按照序列对你的日记本进行归档，这样的话，多年以后你依然能够找到其中的重要信息。

29　在干扰发生之前就将其控制住

很多人都会抱怨每天受到太多的干扰，可是却很少有人努力想办法去减少自己所受的打扰。

想要尽量减少不必要的打扰，关键在于提前就制订好对策。A计划（首选的办法）是减少自己的弱点。

对于重要的事情做出单独的时间安排，将其与日常事务区分开来，从而免除打扰。通过让别人知道自己都什么时候有时间来安排别人的打扰。有选择地接听别人打来的电话以及接待来访。当你运用了这些技术之后，你的同事会习惯你的风格，并减少对你的打扰。

30　现今的环境下，拒绝是快速节省时间的办法

拒绝是每个人的特权。作家乔·库代尔（Jo Coudert）为我们提供了4个简单的技巧，可以帮助你在拒绝别人的时候不会令人不舒服或者让人感觉不够友善。

很高兴你对我说这些，可是我的时间不允许我接受你的提议。

让我再考虑考虑这事吧。（你很少会遇到不得不当场做出决定的时候。）

使用幽默。“我猜，你认为我会因为不愿意接受而拒绝这个事情吧！好吧，你猜对了！”

“对不起，但那不是我该做的事情。”（这个回答是不容争辩的。）

准备好，当你想拒绝的时候就把你的拒绝表达出来。从长远来看，拒绝要比接受容易得多。

31　你会变通吗？

好吧，“变通”（fexicute）是我们自己发明的一个词汇，因为我找不到更好的方法来描述这种技能。当前的工作环境下，事情变化得太快，所以我们不得不整天改变、适应、转移工作重点。变通包括下列技能：

如果你想要坚持的事情的重要性发生了改变，愿意放弃自己的坚持。

当机会出现的时候，能够在一天之中就突然转变。

有当场改变自己工作风格的智慧，愿意遵从别人的风格行事，以形成协作，把事情做好。

形成一种习惯，每天都留出一些时间以应付计划内/计划外的突发事件。

能够全天候工作，而且不会因为这种工作方式产生挫败感。

你希望在变通上做得更好吗？改变你的思维模式，每天练习上述技能，你将意识到变通是一种生存技能。这实在很有趣！

32　电子邮件监狱！肮脏的小秘密

跟电话一样，电子邮件是一种有助于交流的商务工具。也跟电话一样，电子邮件容易被滥用，从而导致浪费时间。当这种奇妙的技术被用于在工作时间闲聊，就是在滥用了。电子邮件的隐蔽性允许我们在工作时间可以用它闲聊。人整天都坐在房间里面，心思却一直在外面的世界中游览，现在这已经变得很容易了。当这种做法变成了习惯，我们也就把自己关进了电子邮件监狱了。

我们怎么样把自己保释出来？在使用电话和电子邮件的时候都要保持正规的职业态度。不要整天检查邮件，这会干扰自己的工作。记着在自己的个人时间聊天。避免电子邮件监狱可以帮助你提高业绩，产生更好的自我感觉，还有作为专业人员而赢得尊重。

33　把过长的通话减少30%～50%

根据一个长途电话运营商提供的数据，没有计划的通话平均时长为10分钟，而有计划的通话时长却只有7分钟。想想看，一个“仔细”计划过的通话时间应该是多长？我相信，仔细计划过实际上可以减少一半的通话时间。下面说说怎么计划。

打电话之前：

明确通话目的。

建立一个简单的议程。

设定停止时间。

然后你再打电话跟对方谈。这样你节省了金钱，节省了时间，还节省了其他人的时间。他们会为此感激你的，而且会对你的专业性印象深刻。

34　你经常与自己预约吗？

你经常和别人预约会面，可是跟自己预约会如何？检查你上个月的预约时间表，里面有没有跟自己预约的时间，并且像与其他商业伙伴做的预约一样忠实地去执行？希望自己的时间能够为自己所用，却在安排的时间表里填满了与别人的预约，这么做是一种效率低下的取舍。

与自己制订一次预约，用于处理某项重要的工作，这么做会给你带来意外的收获。为什么不每天都跟自己制订一次预约呢？挑选一项工作，设定好时间，屏蔽掉打扰，然后在跟自己预约的时间里将工作完成。

35　使用谈话文件，以避免打扰别人

我所掌握的最好的时间管理方法之一就是使用“谈话文件”。如果你需要跟一大群人不断地进行交流，你可以在你的计划工具“谈话文件”上建立索引标签，然后为每一个你要与之交流的人留一页纸。

当你在白天工作的时候，自然会想到你与你的谈话文件里面记录的人要交流的内容。不要想起来什么事情就立即给那个人打电话或者去找他（这是人的自然反应），而要把你想到的事情简要地写在谈话文件里面与这个人对应的位置上。为每个人都建立一份谈话摘要，这样你就会减少打扰别人的次数。而且当你跟别人谈话的时候你也不容易忘记事情。此外，朋友们也会更加欣赏你。

36　你是乐于助人的专家吗？

在办公室无意中把自己塑造为“乐于助人的专家”的人通常有三个特点：知识渊博，为人非常和善，很少拒绝他人。一旦发现了这样的人，每个人都自然会向其求助以节省自己的时间。毕竟，去找乐于助人的专家帮忙要比自己解决问题容易得多。

如果大伙都向你寻求帮助，那么对你来说就很不公平了！因为这导致的后果是你没有足够的时间来处理自己的工作。如果你现在就是这样的，那你得为自己设置一些限制了。授人以鱼不如授人以渔。别人很快能学会该怎么做，你也可以少受些干扰。不能在适当的时候说“不”，随之而来的就是不堪重负。

37　试着先清理清理乱七八糟的办公桌

想把你的桌子从纸堆下面挖出来吗？留出一个小时——不会受人干扰的自由工作时间，逐一快速浏览每一份文件，然后将这些文件分别放进三个文件夹里。创建一个红色文件夹，这里面放的是既重要又紧急的文件。创建一个绿色的文件夹，这里面放那些重要但是不紧急的文件。还有一个黄色的文件夹，在里面放不怎么重要的文件。当然，有些文件直接扔到垃圾桶里就行了。

把红色的文件夹留在桌子上，把绿色和黄色的文件夹拿走一段时间，然后你会发现，很多事情是根本就不需要做的。

38　什么时候放弃是一件好事？

如果你觉得没有足够的时间去完成所有的事情，找一两项不那么重要的活动，将其放弃掉。

活动是指我们想要做某件事情。我们想做任何事情都需要时间。大多数人习惯于做那些不必要也没有多少价值的事情。找出一些你可以不做的事情，然后把节省下来的时间用于更有价值的活动，比如读读书。你会因此发现一座宝藏。

现在就停下来想想，都有哪些事情是可以不做的。

39　用直接的方法节省时间

多年来，时间管理专家建议使用非语言交流技术结束过长的正式拜访。有些人认为有用，有些人认为没用。

而直接的方法却总是有用的。当某人跟你预约的时候，就告诉他你的时间安排，并且设定时间限制。到了约好的结束时间，你就比较容易结束来访了。这个方法多么简单啊！可它却很少被人使用。

40　耽误在某个项目上？用冰冷的游泳池技术解决

要进入冰冷的游泳池，最好的办法是什么？尖叫着直接跳入池中！如果你想完成一个自己并不喜欢的工作项目，那就像对待寒冷的游泳池一样对待这个项目。

第一步是前一天晚上把所有事情都安排好。清理好你的书桌，准备好完成这个项目所需要的各种东西，确定没有人会在第二天早晨来打扰你。

第二天早晨，比平时早一个小时开始工作，不要检查你的日常事务。早晨起来第一件事是先洗个冷水澡，然后马上开始处理那个项目。你很可能会对结果感到惊讶和高兴。明天早晨就来次冬泳怎么样？

41　在文件困扰你之前将其处理

有一点是可以保证的，即使在电子设备充斥我们周围的环境中，纸张的作用也仍将持续。如果我们不对纸质的文件做定期和系统的处理，我们就会被其淹没。

定期意味着要按特定的周期处理文件，以防止其堆积起来。系统指的是试图运用TRAP规则一次性解决问题。TRAP规则是由《有组织地执行》（The Organized Executive）一书的作者史蒂芬妮·温斯顿（Stephanie Winston）创造的。

当一份文件放在你的桌子上的时候，你有四件事情可做：

T：一口气读完它

A：按照它的指示来做

R：对其进行分类提交

P：将其保存为永久文件

现在就是系统处理你的文件的最好时机。

42　整合工作和生活，而不是让它们互相损害

将工作和生活整合起来，是指形成了良好的交替进行工作活动和个人生活活动的习惯。这种习惯可以使我们既能高效率地工作，又能享受到高质量的生活。

工作与生活互相损害是指同时进行工作活动和个人生活活动的习惯。这种习惯会让我们既无法高效工作又享受不到高质量生活。通常我们将这种工作习惯称为多重任务处理。

你在办公室里正同某人进行重要的商业谈话时打开一封邮件就是多重任务处理的例子。你这么做不仅不礼貌，而且可能会错过重要信息。

下决心整合你的工作和生活吧，不要让它们互相损害！你的生活会变得更加丰富和充实。

43　不要忘记另一个时钟

我说的另一个时钟指的是你的人体生物钟。这涉及发生在一天24小时的生物节律。这种模式包括了你在什么时间段里最机敏，什么时间段里最容易集中注意力，以及什么时间你精力旺盛，什么时间你精力衰退。

对活动的安排要与自己的生物节律相匹配。例如，我最清醒、最有创造力的时间是上午9点到11点，我就在这个时间写作。下午2点到3点我感觉比较疲惫，此时对我来说是最好的恢复元气的时间。

从今天开始，了解你自己的生物节律，使工作安排与之相匹配。这样你会完成更多的工作，也更好地享受了生活。

44　从朋友那里获得的有价值的提示

我的一个非常成功的老朋友教过我“理查德原则”。这一原则是用我朋友父亲的名字来命名的，因为他父亲一生都在实践这一原则。

多年来，每当我的生意或生活不顺利的时候，他都会向我引述这一原则。这一原则就是：计划、简化、坚强！

对于任何一个追求高质量生活的人，这条原则都是个好建议。评估一下你计划和简化自己生活的效果，创造必要的改变，然后坚决执行你的计划。经过这些之后，你就能掌控生活、热爱生活。

45　接近的力量

接近有可能对你产生帮助，也可能对你产生阻碍，这完全取决于你自己。我们往往把注意力集中在可见的和容易获得的东西上。

“新年决心”写完以后就装在抽屉里，很快就会被忘记，而贴在冰箱门上的“新年决心”就不会被忘记。

把你想要关注的东西放在容易接近的地方，并且把会分散你注意力的东西放得远点。这样你会发现接近的力量。

46　转换时间很少受到管理，却非常重要！

转换时间是指我们从一个项目转移到另一个项目、从一场会议赶往另一场会议、从一项活动转变成另一项活动所消耗的时间。转换时间基本上就是我们脱离一项活动和准备另一项活动所用的时间。

大多数人意识不到消耗的转换时间，所以没有给脱离上一项活动和准备下一项活动留出时间。很多管理者经常会背负着一个会议的内容参加另一个会议，就是这个原因导致的。这里有管理转换时间的3个小技巧。

安排多次会议的时候，确定在会议之间留出足够的转换时间。

拒绝不必要的干扰时，对于转换时间的干扰也要考虑在其中。从干扰中恢复过来要比没受到干扰多花2～3倍的时间。

最后，要发展出一种意识，能觉察出什么时候自己处于转换时间和什么时候自己没有全神贯注。

47　晚餐时间到

这句话是几十年前大家都期待听到的，那时生活的脚步还走得比较慢。非常不幸的是，晚餐时间现在已经成为了现代社会和低劣的时间管理的受害者。

作为一个家庭，大家花时间坐在一起吃饭可以获得巨大的关系红利。与你的伴侣、孩子、朋友坐在一起，那真是美好的时间。

为什么不现在就设定一个本月要一起共进晚餐几次的目标呢？把这安排写到你的日程表里，你能享受到的将远不止美味的食物。

48　做一个专门的记录员以节省时间

使用存储桶（每天更新）记录你未来一段时间会用到的信息。密切注意信息记录，这可以在很多方面帮你节省时间，这其中包括消除了与人复核情况的需要，不必担心忘记事情，还可以避免会消耗时间的误解。

49　你得FPAA了吗？

FPAA是指漂浮纸片焦虑爆发症（floating paper anxiety attack）。这种病源自把重要的信息写在容易丢掉的东西上。像碎纸片、黄色便签纸、名片、购物小票的背面之类的，鬼才知道还有什么别的地方。记载重要信息的东西神秘失踪，然后你就陷入了焦虑，时间浪费在了重新获取信息上。

解决方法很简单。在2号桶的万能空间里，用一个专门的地方记录这类信息。当漂浮的纸片传到你这里时，把上面的信息写到时间管理工具里。我们已经承受着外部环境施加的太大的压力，用不着自己再给自己增加压力了。

50　时间海绵消耗大

海绵能吸水。时间海绵能吸取本来可以用来做更有价值的事情的时间。有3种时间海绵：

吸取我们时间的别人。

吸取我们时间的习惯。

吸取我们时间的问题。

我们可以通过纪律来控制第一种时间海绵——别人。通过觉察和纪律控制第二种时间海绵——习惯。通过预判和准备控制第三种时间海绵——问题。

纪律、觉察、预判，以及准备应对外部环境的必需技能。辨认出吸取你时间的海绵，应对浪费我们时间的“别人”和坏习惯，对可能出现的问题有个预判。然后你可能会发现，你拥有的时间比想要用来处理重要事情所需的时间更多。

51　小孩玩捉迷藏很好玩，打电话时有人玩捉迷藏可就不好玩了

毫无疑问，打电话找不到人会浪费时间。那该怎么办呢？可以通过设置电话预约和遵守自己设置的这些预约来改变这种状况。如果有人打电话给你，而你此时又不方便跟他多说，这时你应该告诉他不方便接电话，并跟他约好打回去的时间，而不是只说，“我会给你打回去的”。

给别人的语音信箱留言的时候，不要只留下信息，也告诉对方什么时候方便联系你。最重要的是，不要在告诉别人电话号码时说得太快。你说得太快，对方反应不过来，这会逼着对方一遍又一遍地重放录音听你的电话号码。

这些简单的小建议不仅仅帮你节省时间，还有助于你形成好习惯。

52　与自己面对面

我们通过自己实际上是如何花费时间的来展示什么才是对我们真正重要的事情。如果我们口头上强调其重要性的事情和肯花时间去做的事情不一致，那我们就需要进行真实性核查了。现实会让人感觉不舒服，但它依然是现实。我们用自己的时间进行了投票，把票投给那些对我们真正重要的事情。

请你看看最近3个月的日历和日程安排，里面的记录能显示出你看重什么。如果你不喜欢显示出来的这个结果，那就对你的时间安排做出必要的调整，把时间用在你真正在乎的事情上吧。

53　火灾不会打扰消防员的工作

记得在我刚参加工作不久，我曾经抱怨有太多的“火灾”需要我去扑灭。我的老板对此的回答是：“如果没有这些火灾，也就没有你的这份工作了。”这话对我来说已经足够了！我找到了4种方法，让我在应对无法避免的干扰时不再有压力。

第一，改变自己的想法。我不再把这些事情看作对我工作的干扰，而是我工作的原因。

第二，我学会了预判这些“火灾”。我把“响应预案”也写入活动列表，就写在响应活动的旁边，而且常常将“响应预案”视为重要的事情。

第三，我学会了断然拒绝那些别人能够自己解决也应该自己解决问题的请求。

第四，我把扑灭的每一场火灾都记录在当天的完成事项列表里。这有助于我把压力变成自尊心和成就感。

为什么不试试这4条想法呢？如果你能承受灭火的压力，你就会受雇去扑灭火灾，这一切都是为你自己而做的。

54　采购策略可以当作时间策略用

在我做采购员的时候，我爸爸教过我一个虽然简单却非常实用的小技巧。进入供应商的销售房间时，会因为可选择的样式太多而被吓倒或感到迷惑。

他会挑战似地问我：“如果在这个房间里面只能买一样东西，你会买什么？什么是最有利可图的？”

一旦我做出选择，下一个问题是：“如果你能买第二样东西，你会买什么？”当我们面对太多的日常选择时，我们可以用采购策略来安排我们的时间。如果你今天只能做一件事，你会做什么？了解这个问题的答案会帮助你做出最恰当的选择。这是一个明智的选择策略。

55　开放政策不等于整天开放政策

开放政策的含义是别人可以约你。整天开放政策意味着无论什么时间别人都可以约你。

那些允许别人在任何时间、就任何问题来访问自己的时间管理者，不仅无法完成自己的工作，而且他们也不可能帮助别人成长。没错，允许人访问，但是不能允许人随时来访问。要保护自己的时间，也要教别人学会为他们自己着想。

56　你能及时结束吗？

当交易已经达成、仪式也举行过之后，就到了该做下一项工作的时候了。

此时必须迅速地退出会议，避免纠缠不清的电话，训练自己不要受电子邮件所左右，少讨论已经完成的工作，以免这种讨论变成办公室里的闲聊。

工作结束得慢是一个隐藏的浪费时间的习惯，这种习惯会使你比那些能快速结束工作的人损失更多的时间。保持正规的专业态度，用你自己的方式及时发表结束声明以脱离关系。提前准备好结束声明，并对其善加利用，你就会有更多的时间去做值得做的事情。

57　你会本末倒置吗？

前不久有一个忙碌的主管跟我们说，“我需要时间来安排我的时间。”处于这种状态下的人，遇到的是一个本末倒置[1]的问题。

在这个例子里，车里面装载着全天的工作负担，而马是承载这些负担所必需的时间和精力。没有人会真的把马车放在马的前面，可是有很多的高管会做与之相同的事情，他们没有足够的时间来安排自己的时间。

每天花时间区分事情的重要性可以让时间帮助你，而不是阻碍你。我们都需要尽可能多的“时间力量”。

[1]原文：“put the cart before the horse”，直译过来是“把车放在马的前面”。——译者注

58　避免问题——将不清楚的东西澄清

如果一个人的社会角色不清楚，他会怎么样？如果一个人接受的指令不清楚，他会怎么样？会犯错误！含糊不清的交流会导致什么结果？误解！

是的，未能澄清不清楚的东西会严重浪费时间，并带来一系列的负面结果。与人沟通的时候要确认自己说的话得到了反馈。澄清模糊信息所需的时间要比解决问题需要的时间少得多。别忘记将你所说的做好笔记。

59　放慢速度，你走得太快了

最有趣的时间管理技巧之一是放慢做事的速度。那些忙得没有时间吃午饭和休息的人应该受到警告，而不是授予勇气勋章。因为这不健康！

如果一直把油门踩到底，发动机的效率并不高。人也是如此。安排时间享用一顿轻松的午餐或者好好休息一会儿。如果这样做，你就会发现自己的运行效率提高了。

60　当心时间强盗

时间强盗通过让我们等待来抢劫时间。时间强盗是那些对我们说“等1分钟”，然后就让我们等了10分钟的人，他们就是通过这种方式抢劫了我们的时间。

他们通过频繁的超长电话和没有必要的偶然来访抢劫我们的时间。

他们通过参加会议迟到抢劫我们的时间。

他们通过要求我们留在走廊抢劫我们的时间，而此时我们正打算去其他地方。

时间强盗用办公室里的闲聊偷走了我们的时间。一个每天拿走我们15分钟的时间强盗，一年就会抢走我们90个小时。记住，除非你自己愿意被抢，不然时间强盗是没法拿走你的时间的。

61　小心！留意膨胀效应

除非我们非常小心，要不然工作会膨胀到占用所有的时间。所有的可用空间也都会充满混乱。还有更糟糕的是，承诺扩展到超出可以用来实现承诺的时间。时间管理者得到的效果只是压力和内疚。

内疚和压力并不必然发生。这里有两条建议。第一，把每一项义务或者自己做出的承诺写在一个集中的地方，同时也写下所需的时间。第二，每周花几分钟的时间对自己的承诺进行检查，如果有必要就对其进行削减。

62　匆忙赶进度的结果是混乱

手忙脚乱地追赶时间表的进度，其后果是混乱的办公室和桌面、混乱的住所，以及混乱的一切。因此，没有时间把文件和物品放到它们应该在的地方。被扔得到处都是的东西到下次用的时候变得越来越难找。

要想在比赛中领先于他人，在前半段计划好你要采取的活动所需要的时间，在后半段就能减少压力。你有时间把东西收拾好，就会因为不用找东西而节省大量的时间。这是可以做到的。努力形成习惯，“混乱压力”就会消失！

63　决策是脚印

决策是我们留在时间沙地上的脚印。别人能记得我们是因为我们在别人的生活中留下了印记，而这些印记是我们花费自己的时间创造出来的。我们无法逃避做决定，不做决定本身就是一项决定。每项决定都会留下印记。我们的决定上都标有时间的印记！

讨论这些有什么意义呢？是决策创造了我们的财富。积极的决策可以推动我们和他人进步。消极的决策阻碍我们、伤害别人。

我们通过花费自己的时间创造印迹，从而形成我们的财富。想想吧！

64　不要希望你的时间流走

这是我妈妈经常对我说的话。在我希望自己年龄更大一些的时候，我希望自己已经毕业的时候，我希望自己面对的挑战已经被征服的时候，我妈妈都会告诉我，“不要希望你的时间流走”。后来，我通过自己的经验了解到她说的是对的。无论我们憧憬未来还是怀念过去，其结果都是一样的，那就是我们错过了现在的美好。

珍惜时间的方法之一就是关注当下并生活在当下。遗憾的是很多人都不这么做。直到他们老了，眼看着时间耗尽了，才明白这个道理。寻找当下你花园里面的美好时光，它在那里等待着你去享受。

65　安全故障目标的获得

大多数人在新年的时候会收到新年祝福。用典型的术语来讲，新的一年即将翻开新的一页，站在新的起点，开启新的征程，迎接新的希望。换句话说，就是一切都从头开始了。

遗憾的是，许多人的梦想很快就消失在空气里了，制订的新年计划也只能静静地躺在抽屉里面。如果你用了我们的能力目标公式技术，这种事情今年不会再发生在你的身上。

能力目标公式非常简单，可以视为成功的安全保障。简单、开心地使用这10种关于能力的小技巧吧。

单一。选择单一的目标，这反而会丰富你的生活。

关联。确保它（你的新年目标）与某个重要的内在价值之间有关联。

描绘。用一个特别的句子来说明你的目标。

细分。通过写下行动步骤来建立一条路径，由此你可以达到自己的目标。

估价。你要问自己：“我是否愿意付出这个代价？”如果你真愿意，那就去做。

接近。把你的新年目标贴在冰箱门上，存在你的计算机里，放在你的钱包里，或者贴在你的工作地点。用这些方法使你的新年目标保持在视野之内，以便能不断地提醒你自己。

发表。与那些能为你提供支持的人分享你的新年目标，借此保持对自己想法负责。

憧憬。想象自己成功时的场景。在需要早起的时候，在感觉疲惫的时候，就想想这个场景。

肯定。把对自己的肯定大声地说出来。每天刷牙的时候都这么做，白天的时候也对自己说几次。

庆祝。当目标实现的时候，欣赏自己的成功，举行个派对庆祝一下。

66　分组可以做更多的事情

这是一个事实，如果像给项目分组一样把人也分成组，他们的工作效率会突然得到提高。想想看！处理6件相同的事情所用的时间一定比处理6件不同的事情所用的时间少。

如果你有一定数量的电子邮件需要回复，一次把它们都回复了。如果你有一定数量的电话要打，安排出足够的时间，一次都打了。换句话说，任何工作都可以按照相似性分组，然后一起来处理。

实践这一原则，它将提高你的工作效率。

67　你的时间管理远景是什么样的？

在这个测试中，不只是遮住你的左眼或者右眼。现在，闭上你的双眼，想象有什么具体的、可衡量的事情将在未来的6个月内实现。你可以清楚地看到你所期望的结果吗？如果能，你具备有远见的时间管理远景。

如果你看不到你想要实现什么，那你是时间管理的近视眼。看来你是个无效的时间管理者，你只是在为别人的目标工作，因为你看不到自己的目标。是时候写个目标管理的处方来消除近视了吧？有远见的时间管理者实际上写的是自己生活的剧本。

68　如何改善你的日常习惯

很多人没有留意这种非常有效的时间管理策略。当你列出当天高优先级的工作的时候，试着列出自己的“个人原则”。我最喜欢的一些原则是积极、赞美他人、微笑、认真倾听，以及自律。

一天中都要按照自己列出的个人原则行事，然后在这一天结束的时候像检查其他工作情况一样检查自己是否遵从了个人原则。

由此，你的生活原则会得到逐步改善，你会以积极的方式影响他人，并且会对自己感觉愈发良好。

69　如果每件事都得优先考虑，那么就都不必优先

有些人觉得自己处于崩溃的边缘。他们会把每件事都看得同等重要。然而这是一种错觉。有一个卓越的执行者这样说：“如果每件事都得优先考虑，那么就都不必优先。”（安德鲁·柯米尼克）

要想在现今的社会中生存需要一种技能，那就是在多种需求共存的选择困境中选出最重要的。利用你明辨轻重的眼睛，以便可以透过滤镜来看问题。这里有3个需要每天都问自己的好问题：什么事情是今天完全没必要做的？如果我今天不做这件事，谁会从中受益，谁会为此倒霉？我可以消除哪些事情来为自己腾出更多的时间？

70　坏心情会浪费很多时间

我们每个人都会被坏消息、讨厌的人以及不良环境弄得心烦意乱或者心不在焉。认真的时间管理者懂得如何快速回到正轨，而不是长期陷入到浪费时间的坏心情或者抑郁之中。

他们是怎么做到这一点的？首先，他们认识到这种情况不值得耗费大量的时间和精力。

然后，他们会运用自己的触发技术（trigger technique）来管理自己的心情。这种技术就是默念下面的句子：

我绝不会让这种局面……

我绝不会让这种情况……

我绝不会让其他的人……

我绝不会让坏消息……

我绝不会让消极的唠叨左右我的态度。

“我自己决定我的态度。”在有意识地努力控制自己的态度时，多数人都会为自己的控制力和节省出那么多的时间而感到惊奇。

71　当时间窗口关闭的时候

时间窗口是指能够带来某种机会的一段时间。一旦时间窗口关闭了，机会就失去了。例如，一对老夫妻后悔没有在他们身体健康的时候出去旅行。或者父母们回顾过去的时候才悔恨自己没有在孩子们小的时候陪孩子玩。

当时间窗口砰然关闭，我们失去了本可以把握住的机会，我们都会体验到懊悔。好的时间管理者能够把握住机会窗口，最终获得美好的回忆。“回忆就是你借来在明天用的时光”。[1]

你看到即将关闭的时间窗口了吗？是时候为未来制造回忆了吧？

[1]引自保罗·安卡的歌曲“你生命中的时光”（Time of Your Life）。

72　 90天计划的优点

大部分的长期计划都无法得以实现。太遥远的目标会超出我们的计划，太近的目标跟正在发生的事情没多大区别。

试着设定90天为最后期限的目标。你会发现，90天的时间对于我们成功完成很多目标来说都足够长，同时90天的时间在激励我们立即开始行动方面又显得足够短。

73　时间追踪

那些追踪自己时间的人才能掌控自己的时间。那些无法追踪自己时间的人，也无法掌控自己的时间。

使用计划表，保留预约时间表，列出你计划要完成的事情，然后检查你都完成了哪些。很快吧？你已经处于掌控之中。

你可以从我们的网站下载时间追踪表，网址是www.attackyourday.com。

74　自我委托是一种被很多人忽略的时间管理策略

我们知道把工作委托给别人能提高效率，却容易忽略委托给自己也能起到同样的效果。

我们如何授权给自己？有时需要成批处理一堆类似的工作，如处理邮件、文件归档或者其他繁忙的工作。如果此时你能把这些工作委托给另一个人，你会把工作委托给他。把这些工作委托给自己并安排一个具体的时间，在这段保留时间里完成这些工作。我们做这样一个游戏！看看你可以多快完成工作。当我们把工作委托给自己的时候，可以完成的工作量会相当惊人。

75　时间管理的秘密——把你的重量放在下山的滑雪板上

学滑雪的时候，人们顺着陡坡往下滑会有一种自然的倾向，把自己的重量压在滑雪板的后部，而不是滑雪板前部——这会导致滑雪者失控。同样的挑战也会发生在时间管理上。人们有一种自然的反应倾向，面对艰难的工作时会畏惧和退缩。一个很不情愿又必须得打的电话就是这种例子。控制你的恐惧，身体前倾并把你的重量压在这项令人生畏的工作上。这样就让你处于自己的掌控之中了，你也不会再拖延自己的工作了。

76　恢复工作的时间

我们管理的工作都包含三个部分，分别是减速、执行以及加速。这在后文会详细介绍。

很多人会低估完成某项工作所需要的时间，这是因为他们对时间的计划中只包括了执行时间，而忽视了缓冲和加速过程所需要的时间。

77　自发的目标

自发的目标是指一时冲动去做的计划外的特定工作，在所处的环境给予我们一个重要的意外机会的时候。抓住这一机会，执行一个自发的目标。被琐碎的、意外的机会驱动而脱离开当前的工作，这不是自发的目标，不要把两者相混淆。

能够高效处理自发的目标的人往往出乎意料的重要，他们也常常会对自己感到惊奇。

资料来源：查尔斯R.霍布斯。

78　时间无法返还

如果我们买东西买错了，有些时候这钱还能返还。如果我们把时间用错了地方，这时间永远都不可能返回来。

由此说来，时间不是金钱，时间比金钱更加宝贵。如果时间花掉了，那就是花掉了，所以要小心地计划如何投入你的时间。

79　有没有什么东西悬挂在你的头上？

我经常听到有人说，“我的头上悬挂了太多的东西。”如果有人说这种话，你就知道他快要精疲力竭了。一个东西被举起来的时间越长，举它的人就会感觉它越重。本可以用于完成工作的精力会在压力发生器中消耗殆尽。

如果什么事情悬在你的头上并困扰着你，那就意味着它很重要。而且，看起来它是悬挂在恐惧和优柔寡断的钩子上的。拖延只会使事情变得更糟。

通过三个步骤可以减轻你的负担。第一，确定阻止你行动的恐惧是什么，并面对它。第二，确定你将在何时、如何完成这项任务。第三，去做！

你所感受到的轻松将会远大于你所接受的挑战。

80　离开的时间

能识别出什么时候是该离开的时间，这是一项很好的时间管理技能。你在办公桌边坐了很长时间，可就是想不出什么主意来。也许你的工作效率低下是由于你的精力耗竭或者面对的问题不够清楚。如果你感觉自己处于这种情形，意识到就是这种情况，停下你正在做的事情，离开这里，去做点别的事情。不然只是继续浪费时间。

从更大的范围来讲，要有勇气停止“骑死马”式的项目。知道什么时候应该离开，会让你节省很多的时间。

81　时间管理的行为准则

1.从来不让别人空等。如果可能迟到，我会打电话通知对方。

2.开会时我会提前几分钟到达，为开会做些准备工作。

3.我与人面对面交谈的时候不会读邮件或者写邮件。

4.我从来不发不必要的电子邮件。

5.我从来不让需要及时完成他们工作计划的人等通知。

6.我知道如何及时跟人通话，从不忽视别人。

7.我会非常小心地控制与人沟通的时间，以免时间过长超出别人的意愿。

8.我从来不在不打招呼的情况下就闯入别人的工作区域。

9.我鼓励别人在开会的时候都能获得合理的时间分配，以表达自己的想法。

10.我从来不浪费我有偿使用的时间。

11.我信守给人回话的许诺。

12.我不会把时间浪费在办公室闲聊里。

13.我尽量避免接打过长的电话，避免不必要的拜访。

14.如果有人跟我说给他1分钟时间，然后就跟我说上15分钟，那我就不跟他谈了。

15.有人为我耗费了时间，通常我会对其表示感谢。

82　你的办公室没有门吗？

氛围可以界定为，围绕特定的起点形成的独特的气氛。许多人都没有意识到他们自己创造了一种容易被其他人打扰的时间管理氛围。幸运的是，我们可以创造我们想要的氛围。

创造一种氛围，传递出你既重视自己时间又重视别人时间的这种感觉。这么做可以让你赢得他人更多的尊重，也能够减少别人对你的打扰。如果你的办公室没有门，合适的氛围也能起到门的作用。

氛围的建立来自你的时间管理风格，你如何回应他人会对他们产生间接训练。例如，有的人没什么事情时顺便来拜访你，你让他改天再来而不是热情接待他，这就能传递出一条强有力的信息：你的个人空间是不可以被人随便侵犯的。

83　你是一个敏感的时间管理者还是迟钝的时间管理者？

我们接到的电话可能会来自两种人：敏感的人和迟钝的人。

我们接电话的时候，迟钝的人直入主题或者跟我们闲聊，根本不管我们在做什么，好像他们说的事情就是最重要的。即使我们刚刚进入工作状态或者刚刚走出浴室，他们也不在乎。

敏感的人能意识到他会打扰我们，并且首先小心地询问，以获得继续通话的许可。他们会说些“我希望自己没赶在你不方便的时候”或者“很抱歉打扰您了，您有时间回答一个问题吗”之类的话。

让别人知道我们对他们的时间很敏感，这是善于管理时间的一个标志。

84　工作被打断所经历的三个阶段

恢复一件被打断的工作所需的时间是持续进行这件事情所需时间的三倍，这种观点已经被时间管理行业普遍接受。出现这种情况，很大程度上是由于人反应的三个阶段。

首先，要有一个减速的时间，你需要在这段时间里面停下手头正在处理的工作。

其次，要有一个执行的时间，在这段时间里面你要处理打断工作的事情。

最后，要有一个加速的时间，这段时间的必要性在于你得重新回到工作被打断之前的工作效率。在经历这三个阶段的时候，时钟一直在滴答作响，所以工作被打断所消耗的时间要比大多数人所认为的还多。

85　长期与短期时间管理

很多人都无法完成自己对时间的安排。其原因在于，他们没能在长期时间管理和短期时间管理之间做一个很好的衔接。长期时间的管理期望取得远期效果，而短期时间的管理关注今天要做什么。

怎样能让长期时间管理和短期时间管理结合在一起呢？这个要靠清晰的耦合器来实现。清楚地了解需要什么样的远期效果以及需要什么样的短期步骤可以实现这个远期效果，然后再确定每天的行动属于与期望达成的远期目标有关联的步骤。你已经把长期时间管理和短期时间管理结合起来了吗？

86　避免12种困扰时间管理者的行为

1.他们承诺要做的事情比他们实际有时间要做的事情多。

2.他们把应该最先做的事情留在了最后。

3.他们允许自己被人打扰，然后再抱怨自己受到了打扰。

4.他们在明知道该拒绝的时候却选择了接受。

5.他们习惯于做那些能快速完成的事情，而不是去做那些重要的事情。

6.他们愿意把所有的事情都理出头绪来，然后就不做了。

7.他们花费很多的时间寻找事情，却不愿意花费一点点时间了解自身的所在。

8.他们按照事情出现的顺序进行管理，而不是按照事情的重要性排序进行管理。

9.他们会拖后项目开展的时间，以便用时间紧迫当作动力或者借口。

10.他们允许别人占用自己的时间，尽管他们从来不允许别人占用与这时间等值的金钱。

11.他们会说自己太忙，没有时间制订计划。

12.他们经常把文件无组织地随意堆放。

87　像切馅饼一样分割你的时间

大部分人会把一个小时划分成刻（15分钟），不过更有效率的划分方法是把时间分割成10分钟的时间段。这样我们每个小时就有6份10分钟可以分配。

当我们对活动做计划和预算的时候，把10分钟作为一个时间段来思考，可以为我们增加可支配时间。很多事情都可以在10分钟内完成，你可以回一个电话，写一封信，签署一份文件，分析一个观点，清理一些电子邮件，如此等等。

成为一个以10分钟为单位的时间管理者，你也就成为了一个有效率的时间管理者。“那些不知道自己输在哪里的人把自己的零散时间丢弃，而很多伟人却通过抓紧这些零散的时间为自己赢得了美名”。

88　安排一场与时间的比赛

你发现自己陷入了成见之中？这会不会使你不得不花费更多的时间来完成工作？你是否开始得太晚了？你是不是感觉精力不足了？

安排一场与时间的比赛，你就能很快解决上述的所有问题。这是件很容易的事情！只需要确定你打算什么时候完成工作就行。给自己设定开始时间和结束时间，别把时间安排得太紧张，然后开始你与时钟的赛跑。如果这期间有人打扰你，你就告诉他，“嘿，我这掐着时间呢”。

让活动管理有趣些，就像做游戏一样。你很可能会吃惊地发现自己可以在短时间内完成这么多的事情。为什么不在这个星期至少安排一次与时间的赛跑呢？

89　为更好的时间管理做出爆发式的努力

我某天在迈克尔·韦德（Michael Wade）的博客上看到了这条语录：“我们计划自己的每一天，就像按照一个稳定的流程工作一样，可是我们现实状况下的工作都处在爆发式的活动之中。”

如果活动管理者遵从这一原则，就能够取得更多的财富、更满意的时间利用，当然还有更高的工作效率。

我们如何运用这一原则？通过爆发式的集中努力攻克一项工作，然后转向一项不一样的工作。这项新的工作对于身心的要求都与前一项有所不同，这样会给你恢复的机会。然后再“爆发”冲击下一项更难的工作。这是一种轻松地完成工作的途径。

90　你的时间流向了哪里，哪里就是你真正重要之处

时间会流向人们感觉重要的地方，而不是他们说重要的地方。这是一个人们难以接受的现实，我们把自己的时间用在了什么地方体现出了我们希望得到什么。

如果我们说什么人或者什么事重要却没有付出相应比例的时间，这里传递出来的信息就很明显了。如果我们说什么东西并不重要，可我们却在这上面花费了很多的时间，这里传递出来的信息也很明显。我们每天都通过选择做什么事情来向世界展示什么是我们真正看重的。

我们可以在任何时候通过重新审视最重要的活动来改变生活的方向。

91　 80%的时间管理问题来自自身！

很多人觉得他们80%的时间管理问题来自他人，实际上80%的时间管理问题来自自身。

至少有20种个人习惯会蚕食时间。下面是4个例子：不愿意拒绝别人，尝试做太多的事情，拖延，以及不够充分的计划。这里面你占了几样？

好消息是我们可以借助训练和纪律减少由于自身原因造成的时间浪费。记住我们是怎么告诉孩子的：“当我们指责别人的时候，会有4根手指反过来指责我们。”

控制上述4种浪费时间的习惯和其他源于自身的问题，你就会成为好得令人难以置信的时间管理者。然后别人就不再会成为你的问题了。

92　噪声污染者是新时代的时间强盗

噪声污染者在餐馆里、公交车上、开放的办公环境里对着自己的手机大吵大嚷。有时候，他们甚至坐在别人旁边对着手机大声嚷嚷。他们把自己的手机铃声设置得大到可以当火警用，异乎寻常的铃声能把远处的人的注意力都给吸引过来。他们看起来好像完全不在乎身边的那些人。

这些会使人分心的声音打扰别人，闯入别人的个人空间，使得别人难以集中注意力。优化一种健康的时间环境，消除手机噪声污染，这是一种公共环境下的礼貌行为。

93　“刚好来得及”的时间管理

有一大群人都会拖延重要事件的启动时间。拖到不能再拖会造成压力，而压力通常会提高我们的工作效率和创造力。迫在眉睫的最后期限促使我们行动起来！

人们经常为拖到最后才做而道歉，但这种做法对很多人来说确实有用。我们建议可以把这种做法当作一种阶段性的技术适度地使用，但不能用它代替循序渐进地实现计划的工作方式，将其当作依靠，什么时候都用。这样的话，你可以减少压力，早点完成计划，还能获得高度的满意感。

记住！离最后期限越近，纠正错误就会变得越难。

94　我现在的时间最好的用途是干什么？

一个好的游泳者总是在跳入水中之前就对水深做好了估算。一个精明的时间管理者也是一样，在陷入混乱之前就会先停下来观察可供选择的余地。

这是一种重要的时间管理技术，在投入之前暂停并询问当前的时间管理者一个问题。“我现在的时间最好的用途是干什么？”确定什么是最好的用途，然后首先做这件事。你可以在一天里多次问自己这个问题，以免自己陷入细枝末节的海洋之中。试试这种技术，然后你会喜欢上它的。

资料来源：查尔斯R.霍布斯，时间的力量。

95　定势、例行公事、仪式化行为和你的时间

定势是一种应该被消除的错误的时间管理习惯，一个典型的例子就是先入为主。要尽快摆脱定势的束缚。

例行公事是以天、星期或者月为单位需要多次重复的活动。确定处理这些事情最好的时间、地点和方法，使之成为体系，然后每次都用相同的方式来做。这么做你的工作效率就会有所提高。

仪式化行为是一种个人化的技术手段，它可以使你达到有利于完成自己所面对的工作的最佳状态。一个典型例子是用积极的肯定把消极的想法从头脑中驱逐出去。例如，一遍一遍地对自己重复“我的演出会非常顺利”。

分析你的定势、例行公事、仪式化行为。去除定势，合理应对例行公事，创造一些仪式化行为，如此便会让你的时间运用得更加有效率。

96　最古老的时间管理技巧

最古老的时间管理技巧是：“早睡早起”。这么做的人可以获得黄金一小时。

黄金一小时是指不会受到打扰、不容易分心、安静的一个小时。这段时间是自己精神上清醒、别人又都在休息的时候。许多人在黄金时段的工作效率都能达到普通时间工作效率的3倍。

当别人刚刚开始工作的时候，那些获得了黄金一小时的人已经取得了先机。这是早睡早起非常好的理由。为了黄金时段，让我们养成早睡早起的好习惯。

97　别管时间管理，稍事休息

寻找答案？太多的体系和连续不断的紧张实际上会关闭你大脑最有创造力的区域，而答案却经常来自这个区域。在你的脑中植入那个令你苦思冥想的问题，然后暂时忘记这个问题。放轻松，休息一会儿。做一些你真正喜欢的事情。把问题留在第二天解决。

当你放松的时候，你的潜意识就空闲下来继续为你工作了。答案会在你意想不到的时候出现，有时候会是凌晨3点。当答案出现的时候，赶紧把它写下来，免得它再次溜走。

98　你的问题是你的老板吗？

多年来，在培训班结束后，我无数次地被问到这个问题：“如果你的老板是你的时间管理问题，你该怎么办？他整天打扰我。”我的回答是：“你没有时间管理的问题，你遇到的是沟通问题！”这就是对这种问题的提示。

当我们努力寻找干扰的解决方案时，首先要找到根本原因。老板干扰你时也是如此。跟你老板坐下谈谈，找到解决方法。另外一个常见的抱怨是：“办公室里的其他人都去度假，老板就把他们的工作都堆在了我桌子上。于是我就完成不了自己的工作了。”我会反问：“什么是根本原因？”很明显这个部门缺少跨职能工作的训练。

长期的干扰是有深层问题的征兆，来自你老板的干扰也不例外。所以这种问题没法通过肢体语言之类的简单方法加以解决。找到你被干扰的根本原因，把它解决了，然后问题会自然消失。

99　处理“3分钟工作”的一小时

处理“3分钟工作”的一小时具有快速、有趣、高效的特点，你会喜欢它的！下面来介绍该怎么做。把你能想到的可以用3分钟或者在3分钟之内做完、但尚未完成的事情汇集到一起，找出一个小时不会受到打扰的工作时间，然后开始做这些事情。

主要关注已经写在便条中的事情或者别人等着快速回复的电话之类的事情。把活页纸归档、预定晚餐，还有很多别的你可以在3分钟或者更短的时间里完成的事情。如果是3分钟做不完的事情，就不要在这个时候做。

到这个小时结束的时候，你的那些尚未完成的事情将会完成，而且你会感觉到强烈的成就感。

100　每个组织都能提高工作效率的4种方法

大部分人都会赞成：时间是我们最珍贵的东西。那为什么会有那么多的组织对时间的使用不太关心呢？这里有适用于每个组织提高自己工作效率的4件事情：

通过开会讨论和各种交流提高所有成员心中对于时间的估价。

教会所有成员时间管理技巧，并要求他们使用时间管理系统。

通过测评每个人用自己的时间完成了什么工作，让他们都对自己的时间使用负责。

通过良好的规划将会议时间砍掉一半。

你们的组织合格了吗？你对时间的使用给予足够的重视了吗？

101　特瑞博的工作、生活格言

格言是信念或者观点的简短表述。我们建议你开发自己的格言，可以是宣言、口号或者惯用语，借此可以总结你的普遍动机，或者能够表达出你如何面对生活的意向。

以下是特瑞博的工作、生活格言。当他写下格言并开始每天按照格言里所说的生活时，他的人生发生了改变。特瑞博的行动符合自己的价值观，从事的是真正对自己重要的事情，进而真正发现了生活的意义。

要有信仰，信仰会为你提供支持。

小心计划，这是必不可少的。

简化生活，摆脱无意义的事情。

减轻负担，扔掉心理包袱。

变得坚强，因为你是强者。

感受自然，这是心灵的灵药。

写格言的时候，要简洁，并能记住它，还要经常复述。